Je moet facturen 7 jaar bewaren. Dat geldt voor verkoopfacturen én inkoopfacturen, en voor de rest van je administratie; voor gegevens over onroerende zaken geldt 10 jaar.
Deze bewaarplicht staat in de Algemene wet inzake rijksbelastingen en, voor rechtspersonen, ook in het Burgerlijk Wetboek. De Belastingdienst moet bij een controle kunnen nagaan of je aangiftes kloppen. In dit artikel lees je wat je precies moet bewaren, in welke vorm, en hoe je dat praktisch regelt.
Wat moet je bewaren?
De bewaarplicht geldt voor je hele administratie, niet alleen voor facturen. Denk aan:
- Verkoopfacturen en creditfacturen die je hebt verstuurd.
- Inkoopfacturen en bonnetjes.
- Bankafschriften en kasboek.
- Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie.
- Btw-aangiftes en de berekeningen erachter.
- Contracten, offertes die tot een opdracht leidden, en relevante correspondentie.
- Loonadministratie, als je personeel hebt.
- Voorraadadministratie, als je goederen verkoopt.
Hoe lang precies?
| Soort gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Facturen en overige administratie | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken (aankoop, verbouwing, verhuur) | 10 jaar |
| Gegevens waarover een bezwaar, beroep of controle loopt | Tot die procedure is afgerond, ook als de 7 jaar al voorbij zijn |
Een praktische vuistregel: tel de 7 jaar vanaf het einde van het boekjaar waarin het document is ontstaan. Een factuur van maart 2026 bewaar je dan in elk geval tot en met 2033. Zo zit je altijd aan de veilige kant.
Waarom 10 jaar voor onroerende zaken?
Bij onroerende zaken kan de btw-aftrek nog jaren na aankoop worden herzien, bijvoorbeeld als je het pand anders gaat gebruiken. Daarom moet je die gegevens langer bewaren.
Digitaal bewaren: mag dat?
Ja. Je mag je administratie digitaal bewaren, als:
- De gegevens volledig, juist en leesbaar blijven.
- Ze niet achteraf kunnen worden gewijzigd zonder dat dat zichtbaar is.
- Je ze binnen redelijke tijd kunt laten zien bij een controle.
- Je ze, als de Belastingdienst erom vraagt, in een bruikbaar formaat kunt aanleveren.
Papieren documenten mag je in de meeste gevallen scannen en daarna weggooien, mits de scan een getrouwe en leesbare kopie is. Voor een paar documenten, zoals de balans en de staat van baten en lasten, geldt dat je het origineel bewaart. Facturen die je digitaal ontvangt of verstuurt, bewaar je digitaal. Een printje alleen is dan niet genoeg.
Bewaar ook de e-factuur
Verstuur je naast een PDF ook een e-factuur (UBL), dan is het verstandig beide te bewaren. Wordt e-facturatie de norm (zie e-facturatie verplicht), dan is juist het gestructureerde bestand het document dat je klant in zijn administratie verwerkt.
Waar bewaar je het?
| Optie | Voordelen | Let op |
|---|---|---|
| Facturatie- of boekhoudsoftware | Alles op één plek, doorzoekbaar, met back-up | Kun je alles exporteren als je overstapt of stopt? |
| Cloudopslag | Overal bereikbaar | Mappenstructuur en back-up zelf regelen |
| Externe harde schijf | Volledig in eigen beheer | Kan kapot of zoek raken; houd een tweede kopie |
| Papier in ordners | Vertrouwd | Ruimte, vocht, brand; lastig doorzoekbaar |
Een goede aanpak is een combinatie: je software als hoofdarchief, plus een jaarlijkse export naar een tweede plek.
Bewaarplicht en privacy
Facturen bevatten persoonsgegevens, zoals namen en adressen van particuliere klanten. De AVG zegt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. De fiscale bewaarplicht is een wettelijke reden om ze 7 jaar te houden. Na afloop van de termijn kun je ze verwijderen. Bewaar ze in de tussentijd wel goed beveiligd.
Wat als je stopt met je bedrijf?
De bewaarplicht loopt door, ook als je je bedrijf beëindigt of verkoopt. Zorg dat je je hele administratie exporteert voordat je abonnementen opzegt.
Veelgemaakte fouten
- Alleen de PDF in je mail laten staan. Mailboxen worden opgeschoond of je verliest toegang. Bewaar facturen in een vast archief.
- Oude facturen laten veranderen door nieuwe bedrijfsgegevens. In sommige programma's wordt een oude factuur opnieuw gegenereerd met je nieuwe adres of logo. Dan klopt je archief niet meer met wat je klant heeft ontvangen.
- Geen back-up. Een kapotte laptop mag geen zeven jaar administratie kosten.
- Te vroeg weggooien, bijvoorbeeld na vijf jaar.
- Onroerende zaken vergeten: die gegevens moeten 10 jaar mee.
Checklist
- Staan al je verkoop- en inkoopfacturen op één vaste plek?
- Heb je een back-up op een tweede locatie?
- Kun je alles van een bepaald jaar snel terugvinden en exporteren?
- Blijven oude facturen ongewijzigd, ook als je bedrijfsgegevens veranderen?
- Bewaar je gegevens over onroerende zaken 10 jaar?
Welke eisen stelt de Belastingdienst aan je administratie?
Je administratie moet zo zijn ingericht dat de Belastingdienst binnen redelijke tijd kan controleren of je aangiftes kloppen. Dat betekent onder meer:
- Je kunt van elke aangifte terugvinden welke facturen eronder liggen.
- Je kunt van elke factuur zien of en wanneer hij is betaald.
- Je nummering is sluitend, zodat duidelijk is dat er niets ontbreekt.
- Wijzigingen en correcties zijn zichtbaar, bijvoorbeeld via creditfacturen, en niet stilletjes doorgevoerd.
Inkoopfacturen en bonnetjes
Voor inkoopfacturen geldt dezelfde termijn van 7 jaar. Ze zijn bovendien het bewijs voor je btw-aftrek: zonder correcte inkoopfactuur kan de Belastingdienst de aftrek weigeren. Bonnetjes op thermisch papier vervagen na verloop van tijd. Scan of fotografeer ze daarom direct, zodat je een leesbare kopie hebt.
Een voorbeeld van een overzichtelijke archiefstructuur
Administratie/2026/Verkoop/: alle verkoop- en creditfacturen (PDF en UBL).Administratie/2026/Inkoop/: inkoopfacturen en bonnetjes, per kwartaal.Administratie/2026/Bank/: bankafschriften per maand.Administratie/2026/Btw/: btw-aangiftes, ICP-opgaves en onderliggende overzichten.Administratie/2026/Contracten/: overeenkomsten en geaccepteerde offertes.
Werk je met facturatiesoftware, dan staan verkoopfacturen daar al georganiseerd. Een jaarlijkse export naar zo'n structuur is dan een goede extra back-up.
Overstappen naar ander programma
Ga je over naar andere facturatie- of boekhoudsoftware, exporteer dan vooraf alle facturen van de afgelopen 7 jaar, inclusief de originele PDF's en e-facturen. Controleer of de export compleet is voordat je je oude abonnement opzegt. Leg ook vast tot welk factuurnummer het oude programma liep. Zie factuurnummer.
Wat als je iets niet meer kunt laten zien?
Kun je bij een controle je administratie niet (volledig) tonen, dan kan de Belastingdienst je omzet en kosten schatten. Bij een aanslag die daarop is gebaseerd, moet jij in veel gevallen bewijzen dat die schatting niet klopt. Dat is lastig zonder stukken. Een complete en goed bewaarde administratie is dus vooral in je eigen belang.
Kort samengevat
Bewaar alles 7 jaar (onroerende zaken 10 jaar), digitaal wat digitaal is, in een vast archief met een back-up, en zorg dat oude facturen nooit meer veranderen. Dan ben je klaar voor elke controle, en vind je ook zelf altijd snel terug wat je ooit aan een klant hebt gestuurd.
Zo doe je dit in StartInvoice
Een definitieve factuur wordt in StartInvoice bevroren: jouw gegevens, die van je klant en het sjabloon op dat moment worden vastgelegd, en de PDF en de UBL-e-factuur worden opgeslagen. Wijzig je later je adres of logo, dan blijft de oude factuur precies zoals je klant hem kreeg. Met de accountant-bundel download je alle facturen, het verkoopboek en het btw-overzicht van een periode in één keer, en je boekhouder kan meekijken met een gratis account met alleen leesrechten. Je gegevens staan op servers in de EU en je kunt alles exporteren.