Bij een factuur aan een buitenlandse klant hangt de btw af van drie vragen: zit je klant in de EU of daarbuiten, is het een bedrijf of een particulier, en lever je goederen of diensten? Aan een zakelijke klant in de EU factureer je meestal zonder Nederlandse btw (btw verlegd of 0%), aan particulieren in de EU reken je vaak wel Nederlandse btw.
Hieronder vind je een overzichtstabel, gevolgd door uitleg per situatie, rekenvoorbeelden en de fouten die het vaakst worden gemaakt.
Overzicht in één tabel
| Klant | Goederen | Diensten (hoofdregel) |
|---|---|---|
| Bedrijf in de EU | 0%: intracommunautaire levering | Btw verlegd naar klant |
| Particulier in de EU | Nederlandse btw; boven € 10.000 per jaar aan afstandsverkopen btw van het land van de klant (via OSS) | Meestal Nederlandse btw; digitale diensten boven € 10.000 per jaar: btw van het land van de klant |
| Bedrijf buiten de EU | 0%: export | Niet belast in Nederland |
| Particulier buiten de EU | 0%: export | Afhankelijk van de dienst |
Op de hoofdregel voor diensten bestaan uitzonderingen. Diensten die met een onroerende zaak te maken hebben (zoals een verbouwing), personenvervoer, restaurant- en cateringdiensten en toegang tot evenementen zijn belast in het land waar ze plaatsvinden.
Zakelijke klant in de EU
Diensten
Een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land is in de regel belast in het land van je klant. Je factureert zonder btw, met de vermelding "btw verlegd" (of in het Engels VAT reverse charged) en het btw-nummer van je klant. Je klant geeft de btw aan in zijn eigen land. Meer in btw verlegd.
Goederen
Gaan goederen naar een ondernemer in een ander EU-land, dan is het een intracommunautaire levering tegen 0%. Voorwaarden: je klant heeft een geldig btw-nummer, de goederen gaan aantoonbaar de grens over, en je neemt de levering op in je ICP-opgave. Alles hierover in intracommunautaire levering.
Altijd: controleer in VIES en doe je ICP-opgave
Controleer het btw-nummer van je klant in VIES, het Europese controlesysteem, en bewaar het resultaat. Diensten en goederen aan EU-ondernemers neem je op in rubriek 3b van je btw-aangifte en in je opgave intracommunautaire prestaties (ICP).
Particuliere klant in de EU
Verkoop je aan een particulier in een ander EU-land, dan reken je meestal gewoon Nederlandse btw. Er is één belangrijke uitzondering: afstandsverkopen van goederen (bijvoorbeeld via een webshop) en digitale diensten (zoals software, e-books of streaming). Is het totaal daarvan aan particulieren in andere EU-landen meer dan € 10.000 per jaar, dan reken je de btw van het land van je klant. Die aangifte doe je via het éénloketsysteem (OSS) bij de Nederlandse Belastingdienst, zodat je je niet in elk land hoeft te registreren.
Klant buiten de EU
Export van goederen
Goederen die de EU verlaten, factureer je tegen 0%. Je moet kunnen aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten, bijvoorbeeld met douanedocumenten. Vermeld op de factuur dat het om export gaat.
Diensten
Een dienst aan een bedrijf buiten de EU is in de regel niet in Nederland belast. Je rekent geen Nederlandse btw en vermeldt bijvoorbeeld: "Niet belast in Nederland; plaats van dienst buiten de EU". Je klant moet zich mogelijk aan lokale regels houden. Voor particulieren buiten de EU hangt het af van het soort dienst: soms reken je Nederlandse btw, soms niet. Laat je hierover adviseren als het om grotere bedragen gaat.
Rekenvoorbeelden
| Situatie | Factuurbedrag | Btw | Vermelding |
|---|---|---|---|
| Vertaalwerk voor een bedrijf in Duitsland | € 3.000 | € 0 | VAT reverse charged + btw-nr. klant |
| Machineonderdelen naar een bedrijf in België | € 8.500 | € 0 | Intracommunautaire levering + btw-nr. klant |
| Coachingsessie voor een particulier in Frankrijk | € 121 incl. btw | € 21 (21% NL) | Gewone factuur |
| Software-advies voor een bedrijf in de VS | € 5.000 | € 0 | Niet belast in Nederland |
Taal en valuta
- Taal: je mag in elke taal factureren. Engels is gebruikelijk bij internationale klanten. Zie factuur in het Engels voor de juiste termen.
- Valuta: je mag in een andere valuta factureren. Reken je Nederlandse btw, vermeld dan het btw-bedrag ook in euro.
- Adres: gebruik het volledige buitenlandse adres, inclusief land.
Veelgemaakte fouten
- Niet checken in VIES, waardoor je 0% of verlegging toepast op een ongeldig btw-nummer.
- Btw verlegd en intracommunautaire levering door elkaar halen. Diensten: verlegd. Goederen: intracommunautaire levering.
- De ICP-opgave vergeten. Die is verplicht naast je gewone btw-aangifte.
- De € 10.000-grens voor afstandsverkopen niet bijhouden.
- Uitzonderingen negeren, zoals een dienst aan een onroerende zaak in het buitenland.
Stappenplan: factuur naar een buitenlandse klant
- Bepaal het type klant: ondernemer of particulier? Vraag bij zakelijke klanten in de EU om het btw-nummer.
- Controleer het btw-nummer in VIES en bewaar het resultaat.
- Bepaal wat je levert: goederen of diensten, en valt het onder een uitzondering?
- Kies het juiste btw-regime: verlegd, intracommunautaire levering, export, niet belast of Nederlandse btw.
- Zet de juiste vermelding op de factuur, met het btw-nummer van je klant waar nodig.
- Verwerk de omzet in de juiste rubriek van je btw-aangifte, en in je ICP-opgave of OSS-aangifte.
- Bewaar bewijsstukken, zoals vervoersdocumenten of exportaangiftes.
In welke rubriek van je btw-aangifte?
| Situatie | Rubriek |
|---|---|
| Goederen en diensten aan ondernemers in de EU | 3b (en ICP-opgave) |
| Export van goederen buiten de EU | 3a |
| Diensten aan ondernemers buiten de EU (niet in Nederland belast) | 1e |
| Verkopen aan EU-particulieren met Nederlandse btw | 1a of 1b |
| Verkopen aan EU-particulieren boven de OSS-drempel | Niet in je gewone aangifte, maar in de OSS-aangifte |
Je boekhouder kan dit voor je controleren. Zorg in elk geval dat je facturen de juiste vermelding hebben; daarop is je aangifte gebaseerd.
Verenigd Koninkrijk, Zwitserland en Noorwegen
Deze landen horen niet bij de EU-btw-regels. Sinds de Brexit is het Verenigd Koninkrijk voor de btw een land buiten de EU. Goederen naar Groot-Brittannië zijn dus export (met douaneformaliteiten), en diensten aan Britse bedrijven zijn in de regel niet in Nederland belast. Voor goederen naar Noord-Ierland gelden bijzondere afspraken; Britse btw-nummers voor Noord-Ierland beginnen met XI. Zwitserland en Noorwegen zijn eveneens geen EU-lid, dus daar gelden de regels voor klanten buiten de EU.
Betalingen uit het buitenland
Binnen de eurozone betaalt je klant met een gewone SEPA-overboeking naar je IBAN, net als in Nederland. Buiten de eurozone kunnen er bank- en wisselkoerskosten zijn. Spreek vooraf af wie die kosten draagt, en vermeld naast je IBAN ook je BIC. Een online betaallink met een kaartbetaling kan voor buitenlandse klanten makkelijker zijn dan een internationale overboeking.
Factureren in een andere valuta
Werk je met klanten buiten de eurozone, dan kan een factuur in hun valuta (bijvoorbeeld USD of GBP) de betaling makkelijker maken. Reken je geen Nederlandse btw, dan is dat vooral een praktische keuze. Leg in je administratie vast tegen welke koers je het bedrag in euro omrekent.
Zo doe je dit in StartInvoice
Stel bij je klant het land, de taal en het btw-regime in. StartInvoice zet dan automatisch de juiste btw-vermelding op de factuur, en facturen, e-mails en de openbare factuurpagina verschijnen in het Engels als je dat kiest. Het btw-nummer van EU-klanten controleer je met één klik in VIES. In het btw-overzicht per kwartaal zie je de EU-omzet apart, inclusief de gegevens voor je ICP-opgave.