Begrippenlijst factureren en btw (A-Z)

In deze begrippenlijst vind je de belangrijkste termen over factureren, btw en betalen, van A tot Z, elk in een paar zinnen uitgelegd. Waar dat helpt, verwijzen we naar een artikel met meer uitleg.

A

• Aanbetaling: een deel van de prijs dat je klant vooraf betaalt. Je factureert het met een voorschotfactuur, inclusief btw. Zie aanbetaling factureren.
• Aanmaning: een dringend verzoek om te betalen nadat de betalingstermijn en de herinnering zijn verstreken. Bij particulieren moet de aanmaning voldoen aan de eisen van de 14-dagenbrief als je incassokosten wilt rekenen.
• Afstandsverkoop: verkoop van goederen aan particulieren in een ander EU-land, waarbij jij het vervoer regelt, zoals bij een webshop. Boven € 10.000 per jaar (EU-breed) reken je de btw van het land van de klant.
• Aftrek van voorbelasting: het verrekenen van de btw die je zelf betaalt op zakelijke inkopen met de btw die je ontvangt. Daarvoor heb je een correcte inkoopfactuur nodig.
• Algemene voorwaarden: standaardafspraken die gelden voor al je opdrachten. Ze gelden alleen als je ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant hebt gegeven.

B

• Betalingsherinnering: een vriendelijk bericht dat een factuur over de vervaldatum is. Zie herinnering en aanmaning.
• Betalingstermijn: de tijd die je klant heeft om te betalen. Zonder afspraak 30 dagen; tussen bedrijven maximaal 60 dagen. Zie betalingstermijn.
• Bewaarplicht: de verplichting om je administratie 7 jaar te bewaren, en gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Zie facturen bewaren.
• Btw (omzetbelasting): belasting over de verkoop van goederen en diensten. Je rekent hem aan je klant en draagt hem af aan de Belastingdienst.
• Btw-aangifte: de periodieke opgave aan de Belastingdienst van de btw die je hebt gerekend en de btw die je mag aftrekken. Meestal per kwartaal.
• Btw-identificatienummer (btw-id): het nummer dat op je facturen hoort, beginnend met NL en eindigend op B en twee cijfers. Niet hetzelfde als je omzetbelastingnummer.
• Btw-tarief: het percentage btw. In Nederland 21% (algemeen), 9% (verlaagd, bijvoorbeeld voor voedingsmiddelen en boeken) en 0% (onder meer export). Sinds 1 januari 2026 valt logies onder 21%. Zie btw-tarieven.
• Btw verlegd: je klant geeft de btw aan in plaats van jij, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw of diensten aan EU-ondernemers. Zie btw verlegd.

C

• Creditfactuur (creditnota): een factuur met negatieve bedragen die een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk ongedaan maakt. Zie creditfactuur.

D

• Debiteur: een klant die jou nog geld moet betalen. Je debiteurenlijst is het overzicht van alle openstaande facturen.
• Deelbetaling: een betaling van een deel van het factuurbedrag. Het restant blijft openstaan.

E

• E-factuur: een factuur als gestructureerd databestand (bijvoorbeeld UBL) dat de boekhouding van de ontvanger automatisch kan verwerken. Een PDF is geen e-factuur. Zie e-facturatie verplicht.
• EN 16931: de Europese norm die vastlegt welke gegevens een e-factuur bevat en hoe.
• Export: levering van goederen naar een land buiten de EU, tegen 0% btw, mits je kunt aantonen dat de goederen de EU hebben verlaten.

F

• Factuur: een document waarmee je een betaling vraagt voor geleverde goederen of diensten, met de wettelijk verplichte gegevens. Zie factuur eisen.
• Factuurdatum: de datum waarop je de factuur uitreikt. Verplicht op elke factuur.
• Factuurnummer: een uniek, opeenvolgend nummer. Zie factuurnummer.
• Factuurstelsel: het standaardstelsel waarbij je btw verschuldigd bent op basis van de factuur, ook als je klant nog niet heeft betaald.

H

• Handelsrente (wettelijke): de rente die je bij te late betaling door een zakelijke klant mag rekenen. Het percentage wordt elk halfjaar vastgesteld.
• Hoofdsom: het openstaande bedrag van een vordering, zonder rente en incassokosten. Incassokosten bereken je over de hoofdsom.

I

• ICP-opgave: de opgave van intracommunautaire prestaties: je leveringen en diensten aan ondernemers in andere EU-landen, per klant en btw-nummer. Zie intracommunautaire levering.
• iDEAL: de Nederlandse online betaalmethode waarmee klanten direct via hun eigen bank betalen.
• Incassokosten: een vergoeding voor de kosten van het innen van een openstaande factuur, volgens een wettelijke staffel met een minimum van € 40. Zie incassokosten.
• Intracommunautaire levering: verkoop van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land tegen 0% btw.
• Intracommunautaire verwerving: de aankoop van goederen uit een ander EU-land; de koper geeft de btw aan in zijn eigen land.

K

• Kasstelsel: een stelsel waarbij je btw pas verschuldigd bent als je de betaling ontvangt. Alleen voor bepaalde ondernemers, vooral als je veel aan particulieren levert.
• Kleineondernemersregeling (KOR): btw-vrijstelling voor ondernemers met maximaal € 20.000 omzet per jaar. Zie KOR.
• KvK-nummer: je inschrijvingsnummer bij de Kamer van Koophandel. Verplicht op facturen en offertes.

M

• Margeregeling: een regeling voor de verkoop van gebruikte goederen, kunst en antiek, waarbij je btw berekent over je winstmarge in plaats van over de verkoopprijs.

N

• NLCIUS: de Nederlandse invulling van de Europese e-factuurnorm, met aanvullende regels voor Nederlandse facturen.

O

• Offerte: een aanbod met prijs en voorwaarden. Na acceptatie ontstaat een overeenkomst. Zie offerte maken.
• Omzetbelastingnummer: het nummer waarmee je contact hebt met de Belastingdienst over btw. Dit hoort niet op je factuur; daar staat je btw-id.
• OSS (éénloketsysteem): een regeling waarmee je btw van andere EU-landen voor verkopen aan particulieren via de Nederlandse Belastingdienst aangeeft.

P

• Peppol: een internationaal netwerk voor het veilig uitwisselen van e-facturen tussen bedrijven en overheden.
• Periodieke factuur: een factuur die automatisch op een vast moment wordt verstuurd, bijvoorbeeld maandelijks voor een abonnement.
• Proformafactuur: een voorlopige factuur of prijsopgave die nog geen echte factuur is. Je klant kan er geen btw mee aftrekken.

S

• Self-billing: je klant maakt de factuur namens jou op, na schriftelijke afspraak. Op de factuur staat dan "factuur uitgereikt door afnemer".
• Suppletie: een correctie op een eerdere btw-aangifte. Verplicht bij een verschil van meer dan € 1.000; kleinere verschillen verwerk je in je volgende aangifte.

T

• Termijnfactuur: een factuur voor één van meerdere afgesproken termijnen van een groter project.
• Tijdvak: de periode waarover je btw-aangifte doet, meestal een kwartaal, soms een maand of een jaar.

U

• UBL: Universal Business Language, het XML-formaat dat in Nederland het meest wordt gebruikt voor e-facturen.

V

• Vereenvoudigde factuur: een factuur met minder verplichte gegevens, toegestaan tot € 100 inclusief btw.
• Vervaldatum: de uiterste datum waarop je klant moet betalen.
• Verzuim: de situatie waarin een klant te laat is met betalen. Bij zakelijke klanten automatisch na de vervaldatum; vanaf dat moment kun je rente rekenen.
• ViDA: VAT in the Digital Age, het Europese pakket dat onder meer e-facturatie voor B2B-handel tussen EU-landen verplicht maakt vanaf juli 2030.
• VIES: het Europese systeem waarmee je controleert of een btw-nummer uit een ander EU-land geldig is.
• Voorschotfactuur: een factuur voor een aanbetaling of vooruitbetaling, inclusief btw.
• Vrijstelling: prestaties waarover geen btw wordt gerekend, zoals bepaalde medische diensten en onderwijs. Je mag dan ook geen btw aftrekken op de bijbehorende kosten.

W

• Wettelijke rente: de rente die je bij te late betaling door een particulier mag rekenen. Lager dan de handelsrente.
• WIK (Wet normering buitengerechtelijke incassokosten): de wet die de maximale incassokosten regelt, met de staffel en de 14-dagenbrief.

Overig

• 14-dagenbrief: de verplichte aanmaning aan een particulier, met 14 dagen betaaltermijn en het exacte bedrag aan incassokosten, voordat je die kosten mag rekenen.

Zo doe je dit in StartInvoice

Je hoeft niet alle begrippen uit je hoofd te kennen. StartInvoice controleert de verplichte gegevens voordat je een factuur definitief maakt, nummert gatloos, maakt bij elke factuur een PDF en een UBL-e-factuur, en zet de juiste btw-vermelding op de factuur bij verlegging, EU-leveringen of de KOR. Het eerste half jaar is gratis, daarna betaal je vanaf € 1,99 per maand. Probeer het zelf.