Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat, meestal UBL (een XML-bestand), dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch kan inlezen. Je verstuurt hem via het Peppol-netwerk of als bijlage bij een e-mail; de ontvanger hoeft niets over te typen. Een pdf is dus geen e-factuur, ook niet als je hem per e-mail stuurt.
In dit artikel lees je wat UBL, Peppol en NLCIUS betekenen, hoe versturen en ontvangen in de praktijk werkt en wat er de komende jaren verandert.
Pdf versus e-factuur
| Pdf-factuur | E-factuur (UBL) | |
|---|---|---|
| Bedoeld voor | Mensen: lezen en printen | Software: automatisch verwerken |
| Formaat | Opgemaakt document | Gestructureerde gegevens in XML |
| Verwerking bij ontvanger | Overtypen of scannen | Direct inlezen in de boekhouding |
| Foutgevoeligheid | Typfouten mogelijk | Gegevens worden gevalideerd |
| Geschikt voor overheid | Niet altijd | Ja |
In de praktijk sturen veel ondernemers beide mee: een pdf voor het oog en een UBL-bestand voor de boekhouding.
De begrippen uitgelegd
UBL
Universal Business Language is een internationale standaard voor zakelijke documenten in XML. Een UBL-factuur bevat dezelfde gegevens als een gewone factuur, maar elk gegeven staat in een vast veld: het factuurnummer, de datum, de btw-bedragen, het IBAN, enzovoort.
EN 16931
De Europese norm voor e-facturen. Deze norm legt vast welke gegevens een e-factuur moet bevatten en wat ze betekenen, zodat facturen tussen landen uitwisselbaar zijn.
NLCIUS
De Nederlandse invulling van de Europese norm. NLCIUS voegt een aantal Nederlandse regels toe, bijvoorbeeld over het gebruik van het KvK-nummer. In UBL wordt deze specificatie ook wel aangeduid als SI-UBL 2.0.
Peppol en Peppol BIS Billing 3.0
Peppol is een internationaal netwerk voor het veilig uitwisselen van e-facturen en andere documenten. Peppol BIS Billing 3.0 is het factuurformaat binnen dat netwerk, ook gebaseerd op de Europese norm. Een factuur die voldoet aan Peppol BIS 3.0 en NLCIUS kan in Nederland breed worden verwerkt.
Hoe verstuur je een e-factuur?
Via het Peppol-netwerk
Peppol werkt met zogenoemde toegangspunten. Jouw software of dienstverlener levert de factuur af bij een toegangspunt, dat hem doorstuurt naar het toegangspunt van je klant, waarna hij in de software van je klant verschijnt. Elke deelnemer heeft een Peppol-ID, in Nederland vaak gebaseerd op het KvK-nummer of, bij overheden, op het organisatie-identificatienummer (OIN). Het voordeel: geen e-mailadressen, geen verloren bijlagen en een bevestiging van aflevering.
Als bijlage bij een e-mail
Je kunt een UBL-bestand ook gewoon meesturen met je factuur-e-mail. Veel boekhoudpakketten hebben een e-mailadres waarop je facturen kunt aanleveren, of kunnen een UBL-bijlage automatisch inlezen. Het is laagdrempelig, maar minder betrouwbaar dan Peppol: je weet niet zeker of en hoe de bijlage wordt verwerkt.
Via een portaal
Sommige grote organisaties en overheden laten leveranciers facturen uploaden in een eigen portaal. Je uploadt dan het UBL-bestand dat je software heeft gemaakt.
Hoe ontvang je een e-factuur?
Ontvangen is vaak nog eenvoudiger dan versturen. Ben je via je boekhoudsoftware aangesloten op Peppol, dan komen e-facturen van leveranciers direct binnen als concept-boeking. Je controleert alleen nog de gegevens en keurt goed. Krijg je een UBL-bestand per e-mail, dan kun je het meestal importeren in je boekhouding. Controleer wel:
- of de factuur echt van je leverancier komt (factuurfraude bestaat ook digitaal);
- of het IBAN overeenkomt met wat je kent;
- of de btw-bedragen en tarieven kloppen.
Bewaar het originele bestand. De bewaarplicht van zeven jaar geldt voor de factuur zoals je hem hebt ontvangen. Bij een e-factuur is dat het XML-bestand, niet alleen een afdruk ervan.
Wat staat er in een UBL-factuur?
Je hoeft UBL niet zelf te schrijven, maar het helpt om te weten hoe het eruitziet. Een paar voorbeelden van velden:
| Gegeven | UBL-veld | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Factuurnummer | cbc:ID | 2026-0150 |
| Factuurdatum | cbc:IssueDate | 2026-11-02 |
| Vervaldatum | cbc:DueDate | 2026-12-02 |
| Referentie koper | cbc:BuyerReference | PO-7781 |
| Totaal te betalen | cbc:PayableAmount | 1452.00 |
Omdat elk gegeven een vaste plek heeft, kan software het controleren. Ontbreekt een verplicht veld of klopt een totaal niet, dan wordt de factuur bij validatie afgekeurd, nog voordat hij bij een mens belandt.
Wat levert het je op als kleine ondernemer?
E-factureren klinkt als iets voor grote bedrijven, maar ook als zzp'er of kleine ondernemer merk je de voordelen. Je klant hoeft je factuur niet over te typen, waardoor er minder kans is op fouten in het bedrag of het rekeningnummer. Facturen worden sneller goedgekeurd, omdat ze direct in het systeem van je klant staan in plaats van in iemands mailbox. En je bent voorbereid op de verplichtingen die eraan komen, zonder dat je op het laatste moment je werkwijze hoeft om te gooien.
Ook aan de ontvangstkant scheelt het tijd. Inkoopfacturen die als e-factuur binnenkomen, hoef je niet meer handmatig in te voeren. Je boekhouder ziet sneller wat er speelt, en je btw-aangifte is minder werk omdat bedragen en tarieven al gestructureerd zijn vastgelegd.
Factureren aan de overheid
Overheidsorganisaties in Nederland moeten e-facturen kunnen ontvangen, en de Rijksoverheid vraagt haar leveranciers al langer om facturen als e-factuur aan te leveren. Factureer je aan een ministerie, gemeente of andere overheidsinstantie, vraag dan vooraf naar:
- het Peppol-ID of de manier van aanleveren;
- een inkoopordernummer of ander kenmerk dat op de factuur moet;
- eventuele eigen eisen bovenop NLCIUS.
Ontbreekt een verplicht kenmerk, dan wordt een factuur vaak teruggestuurd, wat de betaling vertraagt.
Wat verandert er richting 2030?
E-factureren wordt de komende jaren de norm. Twee ontwikkelingen zijn belangrijk:
- Europa (ViDA): met het Europese pakket VAT in the Digital Age wordt e-facturatie verplicht voor B2B-transacties tussen EU-lidstaten vanaf juli 2030. Facturen voor grensoverschrijdende leveringen en diensten aan ondernemers moeten dan gestructureerd en volgens de Europese norm worden verstuurd.
- Nederland: het kabinet heeft in september 2026 voorgesteld om ook binnenlandse B2B-e-facturatie via Peppol verplicht te maken per 1 juli 2030. Dit is een voorstel en nog geen wet; de precieze invulling kan nog veranderen.
Meer over de tijdlijn en wat je nu al kunt doen, lees je in e-facturatie verplicht.
Checklist om nu al klaar te zijn
- Gebruik factuursoftware die UBL volgens Peppol BIS 3.0 en NLCIUS kan maken.
- Zorg dat je KvK-nummer, btw-id en IBAN correct in je instellingen staan.
- Leg van klanten het KvK-nummer en eventueel hun Peppol-ID vast.
- Vraag zakelijke klanten en overheden welk referentienummer ze op facturen willen zien.
- Stuur naast de pdf ook het UBL-bestand mee, zodat je klant kan wennen aan automatische verwerking.
- Bewaar ontvangen e-facturen in het originele formaat.
Zo doe je dit in StartInvoice
StartInvoice maakt bij elke factuur automatisch zowel een pdf als een UBL-bestand volgens Peppol BIS Billing 3.0 en NLCIUS. Je stuurt het UBL-bestand mee met je e-mail of levert het aan in het portaal of de boekhouding van je klant. Voordat een factuur definitief wordt, controleert StartInvoice of de verplichte gegevens aanwezig zijn, zodat je e-factuur niet wordt afgekeurd op een ontbrekend veld. Je klant kan daarnaast via de openbare factuurlink de factuur bekijken en direct betalen.
Wie nu al UBL-facturen verstuurt, merkt in 2030 weinig van de nieuwe regels en helpt klanten vandaag al met sneller verwerken. Maak gratis een account aan en verstuur je volgende factuur meteen als e-factuur.