Btw bereken je door het bedrag exclusief btw te vermenigvuldigen met het tarief: bij 21% is de btw dus bedrag × 0,21 en het totaal bedrag × 1,21. Wil je vanuit een bedrag inclusief btw terugrekenen, dan deel je door 1,21 voor het bedrag exclusief btw, of vermenigvuldig je met 21/121 voor het btw-bedrag.
Hieronder vind je alle formules, uitgewerkte voorbeelden voor 21% en 9%, de meest gemaakte rekenfout en hoe je met afronding omgaat. Wil je meteen een bedrag uitrekenen, gebruik dan onze btw-calculator.
De formules op een rij
| Wat wil je weten? | 21% | 9% |
|---|---|---|
| Btw-bedrag vanuit exclusief | excl × 0,21 | excl × 0,09 |
| Inclusief vanuit exclusief | excl × 1,21 | excl × 1,09 |
| Exclusief vanuit inclusief | incl ÷ 1,21 | incl ÷ 1,09 |
| Btw-bedrag vanuit inclusief | incl × 21 ÷ 121 | incl × 9 ÷ 109 |
De logica erachter is eenvoudig. Het bedrag exclusief btw is 100%. Daar komt 21% bij, dus het totaal is 121%. Wie vanuit het totaal terug wil, moet daarom door 121% delen en niet 21% van het totaal aftrekken.
Van exclusief naar inclusief btw
Dit is wat je doet bij het maken van een factuur: je hebt je prijs en zet er btw bovenop.
Voorbeeld 21%
Je factureert een opdracht van €750 exclusief btw.
- Btw: €750 × 0,21 = €157,50
- Totaal: €750 + €157,50 = €907,50 (of direct: €750 × 1,21)
Voorbeeld 9%
Een bakker levert taarten voor €320 exclusief btw.
- Btw: €320 × 0,09 = €28,80
- Totaal: €320 × 1,09 = €348,80
Van inclusief naar exclusief btw
Dit heb je nodig als je een bonnetje of een consumentenprijs hebt en wilt weten wat het bedrag zonder btw is, bijvoorbeeld voor je boekhouding.
Voorbeeld 21%
Je koopt een monitor van €1.210 inclusief btw.
- Exclusief: €1.210 ÷ 1,21 = €1.000,00
- Btw: €1.210 − €1.000 = €210,00 (of €1.210 × 21 ÷ 121)
Voorbeeld 9%
Je betaalt een lunchbon van €54,50 inclusief 9% btw.
- Exclusief: €54,50 ÷ 1,09 = €50,00
- Btw: €54,50 × 9 ÷ 109 = €4,50
De klassieke fout: 21% van het totaal aftrekken
Veel mensen rekenen bij €1.210 inclusief btw zo: 21% van €1.210 is €254,10, dus exclusief is €955,90. Dat klopt niet. De btw is berekend over €1.000, niet over €1.210. Door 21% van het totaal te nemen, reken je de btw te hoog en het bedrag exclusief te laag. Het verschil is in dit voorbeeld €44,10, en bij een hele jaaromzet loopt zo'n fout flink op.
Onthoud daarom: terugrekenen doe je altijd met delen door 1,21 (of 1,09), nooit met aftrekken van een percentage.
Afronden: per regel of over het totaal?
Btw rond je af op hele centen, volgens de gewone rekenregels: vanaf een halve cent naar boven. De Belastingdienst staat toe dat je per factuurregel afrondt of over het totaal per tarief. Belangrijk is dat je consequent bent. Bij veel regels met kleine bedragen kan afronding per regel een paar cent verschil geven ten opzichte van afronding over het totaal. Dat is geen probleem, zolang je methode duidelijk en consistent is.
Voorbeeld: drie regels van €3,35 tegen 21%. Per regel: €0,7035 wordt €0,70, keer drie is €2,10. Over het totaal: €10,05 × 0,21 = €2,1105, afgerond €2,11. Beide uitkomsten zijn verdedigbaar.
Een factuur met meerdere tarieven
Lever je producten met verschillende tarieven, reken dan per tarief:
| Regel | Excl. btw | Tarief | Btw |
|---|---|---|---|
| Workshop fotografie | €600,00 | 21% | €126,00 |
| Fotoboek (gedrukt boek) | €90,00 | 9% | €8,10 |
| Totaal | €690,00 | €134,10 |
Het totaal inclusief btw is €690 + €134,10 = €824,10. Welk tarief voor jouw product geldt, lees je in btw-tarieven.
Van inclusief prijs naar factuur
Hanteer je voor particulieren prijzen inclusief btw (dat is verplicht als je prijzen aan consumenten toont), dan moet je op de factuur toch het bedrag exclusief btw en de btw vermelden. Je rekent dan terug. Stel: een fietsenmaker rekent €60,95 inclusief 9% voor een reparatie. Exclusief is dat €60,95 ÷ 1,09 = €55,917…, afgerond €55,92. De btw is €60,95 − €55,92 = €5,03.
Btw berekenen bij korting
Geef je korting, dan bereken je de btw over het bedrag ná korting. De btw is immers verschuldigd over wat je klant werkelijk betaalt. Stel: je offreert €2.000 exclusief btw en geeft 10% korting. Het bedrag exclusief wordt dan €1.800, de btw 21% daarover is €378 en het totaal €2.178. Zet de korting bij voorkeur als aparte regel of als percentage bij de regel, zodat je klant ziet hoe het eindbedrag tot stand komt.
Een betalingskorting, bijvoorbeeld 2% als de klant binnen acht dagen betaalt, werkt iets anders. Daarvoor bestaan aparte regels, en in de praktijk is het eenvoudiger om zo'n regeling niet te gebruiken en gewoon een duidelijke betalingstermijn af te spreken.
Btw berekenen bij een aanbetaling
Vraag je vooraf een deel van het bedrag, dan is over die aanbetaling al btw verschuldigd op het moment dat je hem ontvangt. Vraag je bijvoorbeeld 30% van een opdracht van €5.000 exclusief btw, dan factureer je €1.500 plus €315 btw, samen €1.815. Op de eindfactuur reken je het volledige bedrag en trek je de aanbetaling inclusief de btw weer af, zodat de btw niet dubbel wordt gerekend. Zet op die eindfactuur duidelijk welke factuur voor de aanbetaling al is betaald.
Btw berekenen in een spreadsheet
Werk je met een spreadsheet voor offertes of een snelle berekening, dan zijn dit handige formules. Stel dat het bedrag exclusief btw in cel A2 staat en het bedrag inclusief btw in B2. Afhankelijk van je taalinstelling gebruik je een komma of een punt als decimaalteken.
- Btw-bedrag uit exclusief:
=AFRONDEN(A2*0,21;2) - Inclusief uit exclusief:
=AFRONDEN(A2*1,21;2) - Exclusief uit inclusief:
=AFRONDEN(B2/1,21;2) - Btw-bedrag uit inclusief:
=B2-AFRONDEN(B2/1,21;2)
Door de afronding direct in de formule te zetten, voorkom je dat er onzichtbare decimalen meetellen in je totalen. Dat is een veelvoorkomende reden dat een totaal in een spreadsheet een cent afwijkt van de factuur.
Btw berekenen voor buitenlandse klanten
Bij klanten in het buitenland valt er vaak niets te berekenen: wordt de btw verlegd of geldt het nultarief, dan staat er geen btw op de factuur. Het bedrag exclusief btw is dan ook het totaalbedrag. Lever je aan particulieren in andere EU-landen, dan kunnen weer andere regels gelden, zoals het btw-tarief van het land van je klant. Meer daarover in factureren naar het buitenland en btw verlegd.
Btw per kwartaal: wat moet je afdragen?
De btw die je rekent, is niet de btw die je betaalt. In je aangifte trek je de btw op je zakelijke inkopen (voorbelasting) af van de btw op je verkopen. Voorbeeld voor een kwartaal:
- Omzet: €12.000 exclusief btw tegen 21%, dus €2.520 btw ontvangen;
- Inkopen: laptop, software en telefoon met in totaal €430 btw;
- Af te dragen: €2.520 − €430 = €2.090.
Hoe je die bedragen in de juiste rubrieken krijgt, zie je op de pagina over de btw-aangifte.
Snel narekenen: handige vuistregels
- Excl naar incl bij 21%: bedrag + een vijfde, plus nog een procent. Bij €500: €100 + €5 = €105 btw.
- Btw-deel van een bedrag incl 21%: ongeveer 17,36% van het totaal.
- Btw-deel van een bedrag incl 9%: ongeveer 8,26% van het totaal.
Deze vuistregels zijn handig voor een snelle controle. Gebruik voor de factuur zelf altijd de exacte formule of de btw-calculator.
Zo doe je dit in StartInvoice
In StartInvoice hoef je zelf niet te rekenen. Je voert per regel een prijs in, exclusief of inclusief btw, en kiest het tarief. Het programma berekent per tarief de grondslag en de btw, rondt correct af en toont alles netjes op de factuur. In het kwartaaloverzicht zie je direct welke bedragen in welke rubriek van je btw-aangifte horen. Meer over het maken van facturen lees je bij factuur maken.
Wie de formules eenmaal snapt, maakt geen rekenfouten meer: optellen met 1,21, terugrekenen door 1,21 delen. Laat het rekenwerk liever helemaal over aan software? Start gratis met StartInvoice.