Ja, je mag een factuur als pdf per e-mail versturen. Fiscaal is dat een elektronische factuur, en die is gelijkwaardig aan een papieren factuur zolang je klant ermee instemt en de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd zijn tot het einde van de bewaartermijn.
In de praktijk sturen de meeste ondernemers hun facturen per mail. Hieronder lees je wat de wet precies vraagt, hoe je een duidelijke mail opstelt, hoe je voorkomt dat je factuur in de spammap belandt en wat het verschil is tussen een pdf en een UBL-e-factuur.
Wat zegt de wet?
De regels voor elektronische facturen staan in artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting. In het kort:
- Instemming: je mag elektronisch factureren als je klant dat accepteert. Leg dat bij voorkeur vast in je offerte of algemene voorwaarden, of vraag het bij de eerste opdracht.
- Echtheid van de herkomst: het moet vaststaan dat de factuur echt van jou komt.
- Integriteit van de inhoud: de verplichte gegevens mogen na verzending niet zijn gewijzigd.
- Leesbaarheid: de factuur moet tot het einde van de bewaartermijn leesbaar blijven.
Hoe je dat waarborgt, mag je zelf bepalen. De wet noemt als mogelijkheid interne controles die een betrouwbaar verband leggen tussen de factuur en de geleverde prestatie, zoals de koppeling tussen offerte, opdracht, factuur en betaling. Een gekwalificeerde elektronische handtekening is toegestaan maar niet verplicht. Voor de inhoud van de factuur gelden dezelfde eisen als op papier; zie eisen aan een factuur.
Pdf of UBL-e-factuur?
Een pdf per mail is een elektronische factuur in fiscale zin, maar geen gestructureerde e-factuur. Het verschil:
| Pdf per e-mail | UBL-e-factuur | |
|---|---|---|
| Wat is het? | Een document dat mensen lezen | Een gestructureerd bestand (XML) dat software leest |
| Verwerking bij klant | Vaak handmatig overtypen of scannen | Automatisch inlezen in de boekhouding |
| Kans op fouten | Groter, door overtypen | Kleiner |
| Versturen | Als bijlage bij een mail | Als bijlage of via het Peppol-netwerk |
| Gevraagd door | De meeste mkb-klanten en particulieren | Overheden en steeds meer grotere bedrijven |
Je kunt ook beide tegelijk sturen: een pdf om te lezen en een UBL-bestand om te verwerken. Wat er verandert rond verplichte e-facturatie, lees je in e-facturatie verplicht?, en hoe je klant een e-factuur verwerkt in e-factuur ontvangen.
Onderwerpregel en voorbeeldmail
Een duidelijke onderwerpregel
Crediteurenadministraties verwerken veel mail. Een herkenbare onderwerpregel zorgt ervoor dat je factuur direct op de goede stapel komt. Zet erin:
- het woord "Factuur";
- je factuurnummer;
- je bedrijfsnaam;
- eventueel het inkoopordernummer of de referentie van je klant.
Bijvoorbeeld: Factuur 2026-047 van Studio Jansen, PO 88123.
Voorbeeldmail
Beste Sandra,
In de bijlage vind je factuur 2026-047 voor de webteksten die ik in oktober voor jullie heb geschreven. Het totaalbedrag is € 677,60 inclusief btw.
Wil je het bedrag uiterlijk 2 december 2026 overmaken naar NL00 BANK 0123 4567 89 ten name van Studio Jansen, onder vermelding van het factuurnummer?
Heb je vragen over de factuur, laat het me gerust weten.
Met vriendelijke groet,
Eva Jansen, Studio Jansen
Houd de mail kort. Alle verplichte gegevens staan op de factuur zelf; in de mail herhaal je alleen het nummer, het bedrag, de vervaldatum en hoe je klant kan betalen.
Voorkomen dat je factuur in de spam belandt
- Verstuur vanaf je eigen domein en zorg dat je e-mailinstellingen (zoals SPF en DKIM) goed staan. Vraag je hostingpartij of je beheerder als je niet weet hoe.
- Gebruik een normale bestandsnaam, zoals factuur-2026-047.pdf, en geen zip-bestanden of macro-bestanden.
- Houd bijlagen klein. Een factuur van een paar honderd kilobyte komt beter aan dan een zware scan.
- Vermijd alarmerende woorden en hoofdletters in de onderwerpregel.
- Stuur naar het juiste adres. Vraag bij een nieuwe klant naar het factuuradres en noteer het bij de klantgegevens.
- Vraag een ontvangstbevestiging bij grote bedragen of nieuwe klanten.
Ook vanuit veiligheid is dit belangrijk: veel klanten zijn terecht voorzichtig met onverwachte facturen per mail, omdat oplichters nepfacturen sturen. Een herkenbare afzender en consequente opmaak helpen je klant om jouw factuur te vertrouwen.
Bijlage of factuurlink?
Je kunt de factuur als bijlage meesturen, of een link opnemen naar een online versie waar je klant de factuur kan bekijken, downloaden en soms direct kan betalen. Een link is handig voor de klant, maar veel crediteurenadministraties verwerken alleen bijlagen: hun systemen lezen automatisch de pdf of het UBL-bestand uit de mail. Stuur daarom bij zakelijke klanten altijd de factuur zelf mee en zie de link als extraatje.
Verstuur je facturen vanuit een factuurprogramma, controleer dan welk afzenderadres wordt gebruikt en of antwoorden van je klant bij jou terechtkomen. Een klant die op de factuurmail reageert met een vraag, wil niet dat zijn bericht in een onbewaakte mailbox verdwijnt. Zet je eigen adres als antwoordadres en stuur jezelf een kopie, zodat je in je eigen mail kunt terugvinden wat je wanneer hebt verstuurd.
Een link of betaalknop verhoogt vaak wel de snelheid waarmee particulieren betalen, omdat ze geen rekeningnummer hoeven over te typen.
Factuur per mail aan particulieren
Ook voor particuliere klanten is een factuur per mail gebruikelijk. Houd de mail extra eenvoudig: wat je hebt gedaan, het totaalbedrag inclusief btw, de vervaldatum en hoe ze kunnen betalen. Particulieren zijn vaak nog waakzamer voor nepfacturen, dus verwijs naar de opdracht en gebruik een afzender die ze kennen. Meer over de regels bij consumenten lees je in factureren aan particulieren.
Bewaren na verzending
Bewaar precies de versie die je hebt verstuurd, in het formaat waarin je hem hebt verstuurd. Heb je een pdf en een UBL-bestand gestuurd, bewaar dan allebei. De bewaarplicht is 7 jaar. Een factuurprogramma dat elke verzonden versie vastlegt, maakt dat eenvoudig. StartInvoice stuurt bijvoorbeeld elke factuur als pdf, met een betaallink en als UBL-e-factuur, en is de eerste zes maanden gratis.
Veelgemaakte fouten
- Een bewerkbaar bestand sturen, zoals een Word-document. Gebruik een pdf of UBL.
- Een factuur na verzending aanpassen en opnieuw sturen met hetzelfde nummer. Corrigeer met een creditfactuur.
- Naar een persoonlijk adres sturen terwijl het bedrijf een centraal factuuradres heeft.
- Geen vervaldatum in mail en factuur.
- Niet opvolgen. Hoor je niets en wordt er niet betaald, stuur dan een herinnering; zie herinnering en aanmaning.