Voor je eerste factuur heb je drie dingen nodig: een inschrijving bij de KVK, een btw-identificatienummer van de Belastingdienst (of een bewuste keuze voor de kleineondernemersregeling) en een vaste manier van nummeren. Daarna zet je alle verplichte gegevens op de factuur, verstuur je hem binnen de wettelijke termijn en volg je de betaling op.
Dat klinkt als veel, maar het meeste regel je maar één keer. In dit artikel lopen we de stappen in volgorde langs, met een voorbeeldfactuur en de fouten die starters het vaakst maken.
Voorbereiding: KVK, btw-id, KOR en nummering
De eerste vier stappen doe je maar één keer. Daarna kun je elke volgende factuur op dezelfde manier maken.
Stap 1: inschrijven bij de KVK
Bijna elke ondernemer schrijft zich in bij de Kamer van Koophandel. Je krijgt dan een KVK-nummer, dat verplicht op je facturen, offertes en zakelijke e-mails hoort. Bij de inschrijving kies je een rechtsvorm; de meeste zzp'ers starten met een eenmanszaak. Twijfel je of je wel ondernemer bent, of welke rechtsvorm past, kijk dan op de site van de KVK of vraag een adviseur. Factureren zonder inschrijving kan in sommige situaties, bijvoorbeeld bij een incidentele klus als hobbyist, maar voor een zzp'er is dat een uitzondering.
Stap 2: je btw-id ontvangen
De KVK geeft je inschrijving door aan de Belastingdienst. Die beoordeelt of je btw-ondernemer bent en stuurt je dan een brief met twee nummers. Volgens de KVK komt die brief meestal binnen twee weken na je inschrijving.
- Btw-identificatienummer (btw-id): begint met NL en eindigt op B met twee cijfers. Dit nummer zet je op je facturen en je website.
- Omzetbelastingnummer: gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld bij je btw-aangifte. Bij een eenmanszaak zit je BSN erin, dus deel je dit nummer niet met klanten.
Ben je de brief kwijt, dan vind je je btw-id ook terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Stap 3: kiezen voor btw of de KOR
Verwacht je een kleine omzet, dan kun je de kleineondernemersregeling (KOR) overwegen. Blijft je omzet in een kalenderjaar onder de € 20.000, dan mag je je aanmelden. Je rekent dan geen btw aan je klanten en doet geen btw-aangifte, maar je kunt ook de btw op je eigen kosten niet terugvragen. Je aanmelding moet minimaal vier weken voordat je wilt beginnen binnen zijn bij de Belastingdienst, en je kunt je pas aanmelden als je als btw-ondernemer bent geregistreerd.
Ga je in je eerste maanden flink investeren in een laptop, gereedschap of een bus, dan is de KOR vaak minder gunstig, omdat je die btw dan niet terugkrijgt. Reken het na of vraag het een adviseur. Meer over de voorwaarden en wat er op je factuur moet: factureren met de KOR.
Stap 4: je nummering bepalen
Elke factuur krijgt een uniek nummer dat aansluit op het vorige. Je mag zelf bepalen hoe je reeks eruitziet, zolang hij doorloopt zonder gaten of dubbele nummers. Je hoeft niet bij 1 te beginnen: veel starters kiezen voor een jaartal met volgnummer, zoals 2026-001. Kies het formaat nu en houd het vast. In factuurnummer: regels en voorbeelden lees je welke varianten handig zijn.
Stap 5: de factuur opstellen
Op een factuur aan een zakelijke klant staan in elk geval je naam en adres, die van je klant, je KVK-nummer en btw-id, een factuurnummer en factuurdatum, een omschrijving van wat je hebt geleverd, de leverdatum of -periode en de bedragen met btw per tarief. De complete lijst vind je in eisen aan een factuur.
Voorbeeld: de eerste factuur van een tekstschrijver
Je schreef in oktober 2026 webteksten voor een klant: 8 uur à € 65 en je kocht namens de klant een stockfoto in voor € 40. Beide vallen onder 21% btw.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|
| Webteksten homepage en dienstenpagina, oktober 2026 | 8 uur | € 65,00 | € 520,00 |
| Licentie stockfoto homepage | 1 | € 40,00 | € 40,00 |
| Subtotaal | € 560,00 | ||
| Btw 21% | € 117,60 | ||
| Totaal te betalen | € 677,60 |
Zet onder de bedragen je IBAN, de tenaamstelling en de betalingstermijn. Heb je geen eigen opmaak, dan kun je beginnen met een van de factuursjablonen.
Stap 6: versturen en op tijd zijn
Lever je aan een ondernemer, dan moet je factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering zijn uitgereikt. Voor werk dat je in oktober afrondde, is dat dus uiterlijk 15 november. Praktisch is het om direct na oplevering te factureren: hoe eerder de factuur er ligt, hoe eerder je je geld hebt.
De meeste starters sturen een pdf per e-mail. Vraag vooraf naar welk adres facturen moeten, want grotere bedrijven hebben vaak een apart adres voor de crediteurenadministratie. Sommige klanten, vooral overheden, vragen om een e-factuur in UBL-formaat. StartInvoice is de eerste zes maanden gratis en stuurt elke factuur als pdf, met een betaallink en als UBL-e-factuur, met automatische nummering.
Stap 7: betaald krijgen
Spreek de betalingstermijn af in je offerte of voorwaarden. Heb je met een zakelijke klant niets afgesproken, dan geldt een wettelijke termijn van 30 dagen. Zet de vervaldatum op de factuur, zodat er geen discussie is. Meer over termijnen lees je in betalingstermijn op je factuur.
- Noteer de vervaldatum in je agenda of laat je software het bijhouden.
- Stuur een paar dagen na de vervaldatum een vriendelijke herinnering.
- Blijft betaling uit, stuur dan een aanmaning en overweeg de volgende stappen.
Na het versturen: je administratie
Je eerste factuur is ook het begin van je administratie. Bewaar een kopie van precies de versie die je hebt verstuurd; de bewaarplicht is 7 jaar. Noteer wanneer er betaald is, en zet meteen het btw-bedrag apart op een spaarrekening. Die btw is niet van jou: je draagt hem af bij je eerstvolgende btw-aangifte, meestal per kwartaal. Wie dat vanaf de eerste factuur doet, schrikt niet van de eerste aangifte.
Veelgemaakte fouten bij een eerste factuur
- Het omzetbelastingnummer op de factuur zetten in plaats van het btw-id. Dat is onnodig en deelt je BSN.
- Btw rekenen terwijl je in de KOR zit, of andersom: geen btw rekenen terwijl je niet bent aangemeld.
- De leverperiode vergeten. Factureer je achteraf, vermeld dan wanneer je het werk deed.
- Een nummer twee keer gebruiken of een factuur verwijderen. Een fout herstel je met een creditfactuur.
- Geen betalingstermijn of IBAN, waardoor je klant niet weet wanneer en waarheen hij moet betalen.
- Te lang wachten met factureren, waardoor je de wettelijke termijn mist en je cashflow stokt.
Korte checklist
- KVK-nummer en btw-id bij de hand
- Bewuste keuze gemaakt over de KOR
- Nummerreeks vastgelegd
- Alle verplichte gegevens op de factuur
- Betalingstermijn, vervaldatum en IBAN vermeld
- Kopie bewaard in je administratie
Twijfel je over je btw-positie of de KOR, neem dan contact op met de Belastingdienst of een boekhouder. Een half uur advies aan het begin voorkomt vaak correcties achteraf.