Btw terugvragen doe je via je btw-aangifte: de btw op zakelijke kosten en investeringen vul je in bij rubriek 5b, voorbelasting, en die trek je af van de btw die je zelf hebt gerekend. Dat mag alleen voor kosten die je gebruikt voor omzet waarover je btw betaalt, en alleen als je een correcte factuur op naam van je onderneming hebt. Met de KOR of bij vrijgestelde omzet kun je geen btw terugvragen.
Voorbelasting is voor veel zzp'ers een flinke post: op een laptop, een bedrijfsbus of je softwareabonnementen zit al snel honderden euro's btw. Hieronder lees je welke kosten aftrekbaar zijn, welke niet, en waar je factuur aan moet voldoen.
Hoe werkt btw terugvragen?
Je hoeft btw niet apart terug te vragen. In elke aangifte bereken je eerst de btw die je verschuldigd bent over je omzet. Daarna trek je de btw af die leveranciers jou in dezelfde periode in rekening hebben gebracht. Is het resultaat positief, dan betaal je het verschil. Is het negatief, bijvoorbeeld in een kwartaal met een grote investering, dan krijg je geld terug. Hoe je de aangifte invult, lees je in btw-aangifte doen.
De voorwaarden voor aftrek
- Je bent ondernemer voor de btw en rekent zelf btw over je omzet.
- De kosten zijn zakelijk en je gebruikt ze voor btw-belaste omzet.
- Je hebt een correcte factuur die op naam van jouw onderneming staat.
- De kosten vallen niet onder een uitsluiting, zoals eten en drinken in de horeca.
Eisen aan de inkoopfactuur
Je aftrekrecht staat of valt met de factuur. Controleer bij elke inkoopfactuur of deze gegevens erop staan:
- naam, adres en btw-id van de leverancier;
- jouw bedrijfsnaam en adres;
- factuurnummer en factuurdatum;
- een omschrijving van wat je kocht, met hoeveelheid;
- het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.
Voor kleine aankopen tot € 100 inclusief btw mag de leverancier een vereenvoudigde factuur geven, zoals een kassabon met de btw erop. Een pinbon of bankafschrift zonder btw-specificatie is geen factuur. Staat de factuur op je privénaam terwijl je een bv hebt, vraag dan een nieuwe aan. De volledige lijst lees je in aan welke eisen moet een factuur voldoen. Bewaar je inkoopfacturen net zo lang als je verkoopfacturen; zie factuur bewaren.
Welke kosten zijn meestal wel aftrekbaar?
- Computers, telefoons, software en abonnementen voor je werk;
- kantoorinrichting, gereedschap en materialen;
- inkoop van handelsgoederen;
- marketing, advertenties en je website;
- diensten van anderen, zoals een boekhouder of ontwerper;
- kosten van een zakelijke auto of bus, met een correctie voor privégebruik;
- verlegde btw op diensten uit het buitenland, die je bij 4a of 4b aangeeft.
Welke btw mag je niet aftrekken?
- Privé-uitgaven. Ook niet als je ze toevallig op je zakelijke rekening betaalt.
- Eten en drinken in een horecagelegenheid, zoals een zakelijke lunch of diner in een restaurant.
- Kosten voor vrijgestelde omzet. Geef je bijvoorbeeld ook vrijgestelde trainingen, dan is de btw op kosten daarvoor niet aftrekbaar.
- Relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen boven de drempel. Geef je per ontvanger meer dan € 227 exclusief btw per jaar uit, dan vervalt (onder voorwaarden) de aftrek op die uitgaven.
- Alle btw als je de KOR toepast. Met de KOR reken je geen btw en mag je dus ook niets aftrekken. Zie factureren met de KOR.
Gemengd gebruik
Zakelijk en privé
Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, zoals een telefoon of internetabonnement, dan trek je alleen het zakelijke deel van de btw af. Maak een redelijke en uitlegbare inschatting en noteer hoe je eraan komt. Voor auto's gelden aparte regels: je kiest of de auto bij je zakelijke of je privévermogen hoort, en voor privégebruik van een zakelijke auto maak je aan het eind van het jaar een correctie.
Belaste en vrijgestelde omzet
Gebruik je kosten voor zowel belaste als vrijgestelde omzet, dan is de btw gedeeltelijk aftrekbaar, naar verhouding van het gebruik. Een praktijk die voor 70% belast werk doet, trekt dan 70% van de btw op gezamenlijke kosten af. Het juiste percentage bepalen kan ingewikkeld zijn; overleg bij twijfel met een adviseur.
Rekenvoorbeeld: voorbelasting in een kwartaal
Een zzp'er in de ICT heeft dit kwartaal de volgende kosten. Ze factureert alleen btw-belaste diensten.
| Kosten | Excl. btw | Btw | Aftrekbaar |
|---|---|---|---|
| Laptop | € 1.500,00 | € 315,00 | € 315,00 |
| Softwareabonnementen (Nederlandse leverancier) | € 240,00 | € 50,40 | € 50,40 |
| Telefoonabonnement, 60% zakelijk | € 105,00 | € 22,05 | € 13,23 |
| Zakelijke lunch in restaurant | € 80,00 | € 7,20 | € 0,00 |
| Boekhouder | € 400,00 | € 84,00 | € 84,00 |
| Totaal rubriek 5b | € 462,63 |
De btw op de lunch (9% op eten) mag ze niet aftrekken, ook al is de lunch wel zakelijk. Voor de inkomstenbelasting kan zo'n uitgave nog wel deels als kosten meetellen; dat is een aparte regeling. Bedragen narekenen kan met de btw-rekenhulp.
Btw uit het buitenland
Btw die je in een ander land hebt betaald, bijvoorbeeld op een hotelovernachting in Duitsland of een beursstand in België, kun je niet in je Nederlandse aangifte aftrekken. Voor buitenlandse btw uit een EU-land dien je een apart teruggaafverzoek in, dat via de Belastingdienst naar het andere land gaat. Daarvoor gelden eigen voorwaarden en termijnen. Verlegt een buitenlandse leverancier de btw naar jou, dan geef je die btw wel in je eigen aangifte aan en trek je hem daar ook weer af.
Grote investeringen
Koop je een bedrijfspand of een duur bedrijfsmiddel, dan trek je de btw in één keer af, op basis van hoe je het verwacht te gebruiken. Verandert dat gebruik later, bijvoorbeeld omdat je een deel van het pand privé gaat gebruiken of voor vrijgestelde omzet, dan kan een deel van de afgetrokken btw alsnog terugbetaald moeten worden. Voor onroerende zaken loopt die periode over een flink aantal jaren. Laat je bij zo'n investering vooraf adviseren.
Factuur vergeten? Zo herstel je het
Je trekt de btw af in de aangifte over de periode waarin je de factuur hebt ontvangen. Ben je een factuur vergeten, dan kun je die nog verwerken. Gaat het om maximaal € 1.000 aan btw, dan tel je het bedrag op bij rubriek 5b in je volgende aangifte. Bij een groter bedrag dien je een suppletie in. Dat kan tot 5 jaar na afloop van het jaar.
Veelgemaakte fouten
- Aftrekken op basis van een pinbon of bankafschrift zonder btw-specificatie.
- Facturen op een privénaam of op naam van een andere onderneming.
- Restaurantkosten aftrekken. Btw op eten en drinken in de horeca is niet aftrekbaar.
- Btw aftrekken met de KOR. Dat kan niet, ook niet op een grote investering.
- Privégebruik niet corrigeren, bijvoorbeeld van een telefoon of auto.
- Verlegde btw vergeten aan te geven bij 4a of 4b, terwijl je die direct weer mag aftrekken.
StartInvoice maakt een btw-overzicht per kwartaal van je verkoopfacturen; de voorbelasting uit je inkoopfacturen vul je daarnaast zelf in. De regels rond aftrek kennen veel uitzonderingen. Twijfel je over een specifieke uitgave, check het dan bij de Belastingdienst of je adviseur.