Btw-aangifte doe je in Mijn Belastingdienst Zakelijk of via je boekhoudsoftware, meestal per kwartaal. Aangifte en betaling moeten uiterlijk op de laatste dag van de maand na het tijdvak binnen zijn: voor het derde kwartaal van 2026 was dat 31 oktober 2026, voor het vierde kwartaal is het 31 januari 2027. Je geeft per rubriek je omzet en de btw daarover op, trekt de btw op je zakelijke kosten af en betaalt het verschil, of krijgt het terug.
Hieronder lees je wie aangifte moet doen, welke deadlines gelden, wat je bij elke rubriek invult en wat je doet als je achteraf een fout ontdekt.
Wie moet btw-aangifte doen?
Ben je ondernemer voor de btw, dan doe je aangifte over elk tijdvak dat de Belastingdienst je toewijst. Ook als je in die periode niets hebt verkocht: dan doe je een zogeheten nihilaangifte of 0-aangifte. Sla je een aangifte over, dan kun je een naheffingsaanslag en een boete krijgen.
Er zijn twee uitzonderingen:
- Kleineondernemersregeling (KOR). Doe je mee aan de KOR, dan doe je normaal gesproken geen btw-aangifte. Heb je toch een aangifte ontvangen, dien die dan wel in. Lees meer in factureren met de KOR.
- Alleen vrijgestelde prestaties. Lever je uitsluitend goederen of diensten die vrijgesteld zijn van btw, zoals bepaalde zorg of onderwijs, dan hoef je meestal ook geen aangifte te doen.
In beide gevallen kan het incidenteel toch nodig zijn, bijvoorbeeld als je diensten uit het buitenland afneemt waarbij de btw naar jou is verlegd. Twijfel je, controleer het dan bij de Belastingdienst.
Wanneer moet je btw-aangifte doen?
De meeste ondernemers doen per kwartaal aangifte. Sommige doen dat per maand, een kleine groep per jaar. In de aangiftebrief die je aan het begin van het jaar krijgt, en in Mijn Belastingdienst Zakelijk, staan je tijdvakken, de uiterste datums en de betalingskenmerken.
| Tijdvak | Aangifte en betaling uiterlijk binnen |
|---|---|
| 3e kwartaal 2026 (juli t/m september) | 31 oktober 2026 |
| 4e kwartaal 2026 (oktober t/m december) | 31 januari 2027 |
| Maand november 2026 | 31 december 2026 |
| Maand december 2026 | 31 januari 2027 |
| Jaaraangifte 2026 | 31 maart 2027 |
Twee details om op te letten:
- Het gaat om de datum waarop de Belastingdienst je aangifte en je betaling ontvangt, niet de datum waarop je op de knop drukt of de overboeking klaarzet.
- Met boekhoudsoftware kun je een aangifte pas indienen vanaf de 24e van de laatste maand van het tijdvak. Wie eerder verstuurt, krijgt een foutmelding.
Uitstel voor de btw-aangifte krijg je in principe niet, behalve bij een calamiteit.
Voorbereiden: wat heb je nodig?
- Al je verkoopfacturen van het tijdvak, gesplitst per btw-tarief en per soort omzet (binnenland, verlegd, EU, buiten de EU).
- Al je inkoopfacturen en bonnen met btw die je mag aftrekken. Zie btw terugvragen als voorbelasting.
- Creditfacturen: die verlagen je omzet en btw in het tijdvak waarin je ze uitreikt.
- Inloggegevens voor Mijn Belastingdienst Zakelijk (eHerkenning of DigiD, afhankelijk van je rechtsvorm), of een gekoppeld boekhoudpakket.
De rubrieken van de btw-aangifte uitgelegd
De aangifte bestaat uit vijf blokken. Je vult links de omzet exclusief btw in en rechts de btw. Rubrieken die niet op jou van toepassing zijn, laat je leeg.
| Rubriek | Wat vul je in? |
|---|---|
| 1a | Binnenlandse omzet tegen het algemene tarief van 21%, met de btw. |
| 1b | Binnenlandse omzet tegen het verlaagde tarief van 9%, met de btw. |
| 1c | Omzet tegen een ander tarief dan 21%, 9% of 0%. Voor de meeste ondernemers leeg. |
| 1d | Correcties voor privégebruik, vaak in de laatste aangifte van het jaar. |
| 1e | Omzet tegen 0% of omzet die niet bij jou belast is, zoals binnenlandse leveringen waarbij je de btw hebt verlegd. |
| 2a | Inkopen in Nederland waarbij de btw naar jou is verlegd. Je berekent hier zelf de btw. |
| 3a | Leveringen van goederen naar landen buiten de EU (export). |
| 3b | Leveringen aan en diensten voor ondernemers in andere EU-landen. Hier hoort meestal ook een ICP-opgave bij. |
| 3c | Installatieleveringen en afstandsverkopen binnen de EU. |
| 4a | Goederen en diensten van ondernemers buiten de EU waarvan de btw naar jou is verlegd. |
| 4b | Goederen en diensten van ondernemers in andere EU-landen waarvan de btw naar jou is verlegd. |
| 5a | De totale btw uit de rubrieken 1 tot en met 4. Wordt meestal automatisch berekend. |
| 5b | Voorbelasting: de btw op zakelijke kosten en investeringen die je mag aftrekken. |
De btw die je bij 2a, 4a en 4b zelf berekent, mag je in dezelfde aangifte bij 5b weer aftrekken, zolang je de inkoop gebruikt voor btw-belaste omzet. Per saldo betaal je dan niets, maar je moet het wel invullen. Meer over verlegging lees je in btw verlegd: wanneer en hoe.
Rekenvoorbeeld: een kwartaalaangifte
Een webdeveloper heeft in het derde kwartaal deze cijfers: € 18.000 omzet aan Nederlandse klanten tegen 21%, € 2.000 omzet aan boeken tegen 9%, € 4.000 omzet aan een Belgische ondernemer (btw verlegd), een softwareabonnement van € 300 van een Ierse leverancier (btw naar haar verlegd) en € 1.150 btw op Nederlandse inkoopfacturen.
| Rubriek | Omzet | Btw |
|---|---|---|
| 1a (21%) | € 18.000 | € 3.780 |
| 1b (9%) | € 2.000 | € 180 |
| 3b (dienst aan Belgische ondernemer) | € 4.000 | geen |
| 4b (abonnement uit Ierland, 21% verlegd) | € 300 | € 63 |
| 5a Verschuldigde btw | € 4.023 | |
| 5b Voorbelasting (€ 1.150 + € 63) | € 1.213 | |
| Te betalen | € 2.810 |
De verlegde btw van € 63 komt dus twee keer terug: als verschuldigde btw en als voorbelasting. Wil je bedragen narekenen, gebruik dan de btw-rekenhulp.
Indienen en betalen
Je dient de aangifte digitaal in. Startende ondernemers krijgen de eerste aangifte soms nog op papier. Betaal je, gebruik dan het juiste betalingskenmerk voor dat tijdvak; zonder kenmerk kan de Belastingdienst je betaling niet goed verwerken. Krijg je geld terug, dan hoef je niets te doen: het bedrag wordt op je rekening gestort of verrekend.
Fout gemaakt? Zo herstel je het
Ontdek je na het indienen een fout, dan hangt de aanpak af van het bedrag:
- Maximaal € 1.000 aan btw: verwerk de correctie in je eerstvolgende aangifte, in de rubriek waar het bedrag thuishoort. Vergat je € 100 voorbelasting, dan tel je die op bij rubriek 5b van de volgende aangifte.
- Meer dan € 1.000: dien een suppletie in via Mijn Belastingdienst Zakelijk (correctie btw-aangifte). Doe dat zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 8 weken nadat je de fout hebt ontdekt.
Je kunt aangiften tot 5 jaar na afloop van het betreffende jaar corrigeren. Moet je btw bijbetalen, dan voorkom je belastingrente als je de correctie binnen 3 maanden na afloop van het jaar indient. Zat de fout in een factuur zelf, dan herstel je die eerst met een creditfactuur; zie fout op je factuur corrigeren.
Veelgemaakte fouten
- Omzet inclusief btw invullen in de linkerkolom. Daar hoort altijd het bedrag exclusief btw.
- Verlegde btw vergeten bij 4a of 4b, bijvoorbeeld voor softwareabonnementen of advertenties van buitenlandse bedrijven.
- Btw aftrekken die niet aftrekbaar is, zoals btw op privé-uitgaven of op een zakelijke lunch in een restaurant.
- Te laat betalen omdat de overboeking pas op de laatste dag is gedaan. Plan je betaling een paar dagen eerder.
- Geen nihilaangifte doen in een rustig kwartaal.
- Creditfacturen in het verkeerde tijdvak verwerken.
StartInvoice zet de btw per tarief en per regime op elke factuur en maakt een btw-overzicht per kwartaal met de bedragen per rubriek, zodat je die kunt overnemen in je aangifte. De aangifte zelf dien je in bij de Belastingdienst. Bij twijfel over een specifieke situatie is een adviseur of de BelastingTelefoon de beste plek voor een definitief antwoord.