Je mag een factuur zonder btw sturen als je de kleineondernemersregeling (KOR) toepast, als je dienst of product is vrijgesteld van btw, als de btw naar je klant is verlegd, of als je goederen exporteert of binnen de EU levert tegen 0%. In alle gevallen zet je op de factuur waarom er geen btw op staat. Valt je situatie niet onder een van deze regelingen, dan moet er gewoon 21% of 9% btw op.
Een factuur zonder btw is dus geen keuze, maar het gevolg van een regel. Hieronder lees je per situatie wat er geldt en welke tekst er op de factuur hoort.
De situaties op een rij
| Situatie | Btw op factuur | Vermelding op factuur |
|---|---|---|
| Kleineondernemersregeling | Geen | "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling" |
| Vrijgestelde prestatie (zorg, onderwijs, verhuur woonruimte) | Geen | Verwijzing naar de vrijstelling, bijvoorbeeld "vrijgesteld van btw op grond van artikel 11 Wet OB" |
| Btw verlegd (binnenland of EU-dienst) | Geen, klant draagt af | "Btw verlegd" plus het btw-id van je klant |
| Intracommunautaire levering van goederen | 0% | "Intracommunautaire levering" plus het btw-id van je klant |
| Export buiten de EU | 0% | Vermelding dat het om export gaat; bewaar het uitvoerbewijs |
| Margeregeling | Niet apart vermeld | "Bijzondere regeling – gebruikte goederen" (of kunst, antiek, verzamelingen) |
1. De kleineondernemersregeling
Met de KOR ben je vrijgesteld van btw zolang je omzet in Nederland niet hoger is dan € 20.000 per kalenderjaar. Je rekent geen btw, trekt geen btw af en doet meestal geen aangifte. Een factuur sturen is met de KOR niet verplicht, maar doe je het wel, dan staat er geen btw-tarief en geen btw-bedrag op, en wel de vermelding dat je de KOR toepast. Ga je in de loop van het jaar over de grens, dan reken je vanaf de factuur waarmee je de grens overschrijdt weer btw. Alles hierover lees je in factureren met de KOR.
2. Vrijgestelde prestaties
Voor een aantal sectoren geldt een wettelijke vrijstelling van btw. De Belastingdienst noemt onder meer:
- Gezondheidszorg, zoals behandelingen door BIG-geregistreerde zorgverleners;
- Onderwijs, onder voorwaarden, bijvoorbeeld beroepsopleidingen die in een register zijn opgenomen;
- Onroerende zaken, zoals de verhuur van woonruimte;
- Financiële diensten en verzekeringen;
- Kinderopvang, sportverenigingen en sociaal-culturele instellingen;
- Componisten, schrijvers, cartoonisten en journalisten voor bepaalde auteursrechtelijke prestaties.
Of jouw werk precies onder een vrijstelling valt, hangt vaak af van details zoals je registratie of het doel van de dienst. Check dit bij de Belastingdienst of een adviseur voordat je stopt met btw rekenen.
Belangrijk verschil met de KOR: een vrijstelling geldt voor de prestatie, niet voor jou als ondernemer. Doe je naast vrijgesteld werk ook belast werk, dan reken je op dat belaste werk gewoon btw. De btw op kosten voor vrijgesteld werk mag je niet aftrekken.
3. Btw verlegd
Bij verlegging rekent niet jij de btw, maar je klant. Dat speelt binnen Nederland bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw en bij het uitlenen van personeel, en bij de meeste diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Op de factuur staat geen btw-bedrag, wel "btw verlegd" en het btw-id van je klant. In je aangifte zet je binnenlandse verlegde omzet bij rubriek 1e en EU-diensten bij 3b. Lees meer in btw verlegd: wanneer en hoe.
4. Export en leveringen binnen de EU
Voor goederen die je naar een ondernemer in een ander EU-land stuurt, geldt onder voorwaarden het 0%-tarief: je klant heeft een geldig btw-id, de goederen gaan aantoonbaar de grens over en je doet een ICP-opgave. Zie intracommunautaire levering en ICP-opgave.
Export naar een land buiten de EU is ook belast met 0%, mits je kunt aantonen dat de goederen Nederland echt hebben verlaten, bijvoorbeeld met de uitvoeraangifte. Het 0%-tarief is iets anders dan een vrijstelling: bij 0% mag je de btw op je kosten wel aftrekken.
Voorbeeld: drie facturen, drie keer geen btw
| Factuur | Bedrag | Btw | Totaal | Vermelding |
|---|---|---|---|---|
| Fotograaf met KOR, portretshoot | € 450,00 | - | € 450,00 | KOR toegepast, geen btw |
| Fysiotherapeut, 6 behandelingen à € 45 | € 270,00 | - | € 270,00 | Vrijgesteld, art. 11 Wet OB |
| Stukadoor als onderaannemer, 40 uur à € 50 | € 2.000,00 | verlegd | € 2.000,00 | Btw verlegd + btw-id aannemer |
Ter vergelijking: had de stukadoor rechtstreeks voor een particulier gewerkt, dan was de factuur € 2.000 plus € 420 btw geweest, dus € 2.420. Het verschil van € 420 draagt de hoofdaannemer zelf af via zijn btw-aangifte.
Wat moet er verder op de factuur?
Een factuur zonder btw blijft een gewone factuur. Naam en adres van jou en je klant, je KvK-nummer, een uniek factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum en een duidelijke omschrijving horen er dus gewoon op. Je btw-id is verplicht bij verlegging en EU-leveringen; met de KOR mag je het weglaten. Gebruik de checklist in aan welke eisen moet een factuur voldoen.
Wat betekent het voor de btw op je eigen kosten?
Geen btw op je factuur betekent niet in alle gevallen hetzelfde voor je inkopen. Dat verschil wordt vaak over het hoofd gezien:
- KOR: je mag geen btw aftrekken op kosten en investeringen.
- Vrijgestelde prestaties: de btw op kosten die je voor dat vrijgestelde werk maakt, is niet aftrekbaar.
- Btw verlegd, intracommunautaire levering en export: je blijft ondernemer met belaste omzet en mag de btw op je kosten gewoon aftrekken.
Werk je bijvoorbeeld als onderaannemer met verlegde btw, dan heb je per kwartaal vaak meer voorbelasting dan verschuldigde btw en krijg je geld terug. Een zorgverlener met alleen vrijgestelde behandelingen krijgt de btw op zijn behandeltafel daarentegen niet terug. Meer hierover lees je in btw terugvragen als voorbelasting.
Factuur zonder btw aan een particulier
Factureer je aan een particulier, dan zijn verlegging en het 0%-tarief voor EU-leveringen niet mogelijk: die regelingen werken alleen tussen ondernemers. Een particulier krijgt dus alleen een factuur zonder btw als je de KOR toepast of als je prestatie is vrijgesteld, zoals bij een fysiotherapeut of bij de verhuur van een woning. In alle andere gevallen reken je gewoon btw, ook als je klant in het buitenland woont.
Veelgemaakte fouten
- Geen reden vermelden. Een factuur zonder btw en zonder uitleg roept vragen op bij je klant en bij een controle.
- "Btw 0%" schrijven bij de KOR of een vrijstelling. Dat zijn geen 0%-tarieven. Vermeld de regeling waarop je je beroept.
- Btw verleggen aan een particulier. Verlegging werkt alleen naar ondernemers; een particulier betaalt gewoon btw.
- Het btw-id van een EU-klant niet controleren voordat je verlegt of 0% rekent.
- Toch btw vermelden met de KOR. Staat er btw op je factuur, dan ben je die verschuldigd. Corrigeer dat met een creditfactuur.
In StartInvoice kies je per klant of per factuur het btw-regime, zoals KOR, vrijgesteld of verlegd, en zet de software de passende vermelding automatisch op de factuur. Of een regeling voor jou geldt, bepaal je zelf; neem bij twijfel contact op met de Belastingdienst of een adviseur.