Een betalingsregeling tref je door met je klant schriftelijk af te spreken hoeveel hij per termijn betaalt, op welke data, en wat er gebeurt als een termijn niet op tijd binnenkomt. Leg ook vast dat de klant de schuld erkent. Zo krijg je je geld gespreid binnen, houd je de relatie goed en sta je sterker als het toch misgaat.
Een klant die zegt dat hij niet in één keer kan betalen, is lang niet altijd een slechte betaler. Soms loopt er een grote betaling bij hem in, soms is het seizoen tegengevallen. Een goede regeling is dan vaak sneller en goedkoper dan incasso. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt.
Wanneer is een betalingsregeling verstandig?
Een regeling past als je klant de schuld niet betwist, eerlijk vertelt wat er speelt en een realistisch voorstel doet. Je vergroot de kans dat je alles ontvangt, je voorkomt kosten en je behoudt misschien een klant voor de lange termijn.
Wees voorzichtig als je klant al eerder afspraken niet nakwam, steeds andere redenen noemt of geen enkele termijn wil toezeggen. Dan is een regeling vaak uitstel van executie. Kijk in dat geval ook in het Handelsregister of er signalen zijn van financiële problemen, zoals een faillissement of surseance van betaling.
Wat leg je vast?
Zet de afspraak altijd op papier of in een mail die je klant bevestigt. Neem in elk geval op:
- Erkenning van de schuld: welke factuur of facturen, welk totaalbedrag.
- Het termijnbedrag en het aantal termijnen.
- Concrete betaaldata, bijvoorbeeld steeds op de 1e van de maand.
- Hoe betaald wordt: rekeningnummer en betalingskenmerk, of een betaallink per termijn.
- Rente en kosten: of je die rekent en zo ja hoeveel.
- Wat er gebeurt bij een gemiste termijn: het volledige restant wordt direct opeisbaar.
- Vervroegd aflossen mag altijd, zonder extra kosten.
De schulderkenning is belangrijk. Betwist je klant later dat hij iets verschuldigd was, dan heb je zwart op wit dat hij de vordering erkende. Een erkenning stuit bovendien de verjaring, zodat er een nieuwe verjaringstermijn begint.
Voorbeeld van een betalingsregeling
Een klant heeft een openstaande factuur van € 3.000 inclusief btw en stelt voor in vier maanden af te lossen.
| Termijn | Uiterste betaaldatum | Bedrag | Restant na betaling |
|---|---|---|---|
| 1 | 1 december 2026 | € 750,00 | € 2.250,00 |
| 2 | 1 januari 2027 | € 750,00 | € 1.500,00 |
| 3 | 1 februari 2027 | € 750,00 | € 750,00 |
| 4 | 1 maart 2027 | € 750,00 | € 0,00 |
Je hoeft voor de termijnen geen nieuwe facturen te maken: de oorspronkelijke factuur blijft staan. Je registreert alleen de deelbetalingen, zodat je altijd weet wat het restant is.
Voorbeeldtekst
Hierbij bevestigen wij de afspraak van vandaag. U erkent dat u ons € 3.000,00 verschuldigd bent op grond van factuur 2026-0388. U betaalt dit bedrag in vier termijnen van € 750,00, uiterlijk op 1 december 2026, 1 januari, 1 februari en 1 maart 2027, onder vermelding van het factuurnummer. Wordt een termijn niet uiterlijk op de afgesproken datum betaald, dan is het volledige restant direct opeisbaar en zijn wij genoodzaakt verdere incassomaatregelen te nemen. U mag op elk moment eerder aflossen. Wilt u deze afspraak per mail bevestigen?
Mag je rente of kosten rekenen?
Was je klant al in verzuim, dan heb je recht op wettelijke rente vanaf het moment van verzuim. Bij zakelijke klanten is dat de wettelijke handelsrente, sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Bij particulieren de wettelijke rente voor niet-handelstransacties, sinds 1 januari 2026 4% per jaar. Je kunt ook afspreken dat je die rente laat vallen als de regeling netjes wordt nagekomen. Dat is een sterke stimulans om op tijd te betalen.
Incassokosten mag je alleen rekenen als je daar al recht op had: bij particulieren dus pas na een 14-dagenbrief die ongebruikt is verstreken. Een regeling is geen moment om er nieuwe kosten bij te verzinnen.
Ben je voorzichtig bij particulieren: wie een consument tegen betaling uitstel of krediet geeft, kan te maken krijgen met de regels voor consumentenkrediet. Houd een regeling met een particulier daarom eenvoudig, zonder extra vergoeding voor het uitstel zelf. Twijfel je, vraag dan advies bij het Juridisch Loket of een advocaat. Reken bedragen na met de rekenhulp wettelijke rente en lees meer in wettelijke rente.
Hoe lang mag een regeling duren?
Daar bestaat geen wettelijke regel voor. Kijk naar wat je klant realistisch kan betalen en wat jij kunt missen. Een korte regeling van een paar maanden is overzichtelijk en houdt de vaart erin. Een regeling van een jaar of langer vraagt meer opvolging en vergroot de kans dat er onderweg iets misgaat. Vraag liever een iets hogere eerste termijn: die laat zien dat je klant het meent.
Wat als een termijn niet wordt betaald?
- Reageer meteen: stuur dezelfde week een herinnering met verwijzing naar de afspraak.
- Bel je klant om te horen wat er aan de hand is. Een eenmalige vertraging van een paar dagen kun je soepel oplossen.
- Roep het restant op als de klant niet reageert of opnieuw een termijn mist. Dankzij je afspraak is het hele resterende bedrag dan direct opeisbaar.
- Zet de volgende stap: incassokosten, wettelijke rente en eventueel een incassobureau of de rechter. Zie factuur niet betaald: stappenplan.
Pas niet steeds opnieuw de regeling aan. Wie twee keer een nieuwe afspraak krijgt, leert dat termijnen rekbaar zijn.
Je administratie bijhouden
Verwerk elke deelbetaling direct, zodat je openstaande posten kloppen. Registreer per betaling de datum, het bedrag en de factuur waar het bij hoort. Komt er meer of minder binnen dan afgesproken, dan zie je dat meteen. In StartInvoice markeer je een factuur als deels betaald, zodat het restant zichtbaar blijft tot alles binnen is.
Voor de btw verandert er niets: je hebt de btw al aangegeven op het moment van factureren. Wordt een deel van de factuur definitief niet betaald, dan kun je onder voorwaarden de btw over dat deel terugvragen. Overleg daarover met je boekhouder.
Veelgemaakte fouten
- Alleen mondeling afspreken. Zonder vastlegging is het later woord tegen woord.
- Geen schulderkenning opnemen. Juist die maakt je positie sterker.
- Vage data, zoals "ergens volgende maand". Noem een uiterste datum per termijn.
- Geen afspraak over gemiste termijnen. Dan moet je bij elke vertraging opnieuw onderhandelen.
- Doorleveren op rekening terwijl de oude schuld nog loopt. Vraag voor nieuw werk vooruitbetaling.
Voorkom dat je een regeling nodig hebt
Bij grote opdrachten kun je het risico vooraf spreiden. Spreek een aanbetaling af of factureer in fases, zodat er nooit een groot bedrag tegelijk openstaat. Lees hoe in aanbetaling factureren en leg je termijnen vast in je offerte.