Is je factuur niet betaald, stuur dan eerst een vriendelijke herinnering en neem persoonlijk contact op. Helpt dat niet, dan volgt een aanmaning (bij particulieren de 14-dagenbrief), waarna je incassokosten en wettelijke rente mag rekenen. Pas als je klant blijft weigeren, schakel je een incassobureau, deurwaarder of de rechter in.
De meeste late betalingen hebben een simpele oorzaak: een factuur in de verkeerde mailbox, een ontbrekend inkoopnummer of een klant die het even vergeten is. Met een vaste volgorde van stappen los je het merendeel van die gevallen op zonder dat de relatie schade oploopt. In dit artikel lees je welke stappen dat zijn, wat je per stap mag rekenen en wanneer je beter hulp inschakelt.
Stap 0: controleer eerst je eigen factuur
Voordat je iemand aanspreekt, check je of het probleem niet aan jouw kant ligt. Staat het juiste adres en de juiste contactpersoon erop? Is de factuur compleet volgens de wettelijke factuureisen? Heeft je klant een inkoopordernummer of een e-factuur gevraagd? Grote organisaties keuren onvolledige facturen vaak niet goed, en dan blijft hij gewoon liggen. Zit er een fout in, corrigeer die dan eerst met een creditfactuur en een nieuwe factuur.
Het stappenplan in het kort
- Herinnering kort na de vervaldatum, vriendelijk en met een betaallink.
- Persoonlijk contact: bel of mail de contactpersoon of de crediteurenadministratie.
- Aanmaning: bij particulieren de 14-dagenbrief, bij bedrijven een laatste termijn.
- Ingebrekestelling als de klant nog niet in verzuim is of als je juridisch zeker wilt zijn.
- Incassokosten en wettelijke rente in rekening brengen.
- Uit handen geven aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder.
- Naar de rechter voor een vonnis, waarna een deurwaarder beslag kan leggen.
Stap 1 en 2: herinnering en persoonlijk contact
Stuur je eerste herinnering een paar dagen na de vervaldatum. Houd de toon neutraal: ga ervan uit dat het een vergissing is. Noem het factuurnummer, het bedrag, de oorspronkelijke vervaldatum en hoe je klant kan betalen. Een betaallink in de mail verlaagt de drempel flink.
Blijft het stil, pak dan de telefoon. Vaak hoor je binnen één gesprek wat er speelt: de factuur ligt bij een collega ter goedkeuring, er is onvrede over het werk of de klant heeft tijdelijk krappe kas. Dat laatste is geen reden om te wachten, maar wel een moment om een betalingsregeling te bespreken. Leg wat je afspreekt altijd even per mail vast. Meer over de opbouw van deze berichten lees je in herinnering en aanmaning.
Stap 3: de aanmaning en de 14-dagenbrief
De aanmaning is de formele vervolgstap. Hoe die eruitziet, hangt af van wie je klant is.
Particuliere klant
Bij een consument mag je pas incassokosten rekenen als je eerst een 14-dagenbrief hebt gestuurd. Daarin staat dat de klant nog 14 dagen heeft om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst, en welk exact bedrag aan incassokosten je rekent als dat niet gebeurt. Betaalt de klant binnen die termijn, dan zijn er geen incassokosten verschuldigd.
Zakelijke klant
Bij een bedrijf is een 14-dagenbrief niet verplicht. Is een vaste betalingstermijn afgesproken en verstreken, dan is je klant in de regel direct in verzuim. Toch is een laatste aanmaning met een korte termijn verstandig: het laat zien dat je redelijk bent geweest en geeft je klant een laatste kans.
Stap 4: de ingebrekestelling
Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin je de klant een redelijke laatste termijn geeft en aankondigt dat hij daarna in verzuim is. Die stap is nodig als er geen vaste uiterste betaaldatum geldt, of als je twijfelt of je klant al in verzuim is. Bij particulieren kan de 14-dagenbrief vaak tegelijk dienen als ingebrekestelling. Twijfel je over de juiste formulering, vraag dan advies bij het Juridisch Loket of een advocaat.
Op 3 september 2026 stuurden wij u factuur 2026-0412 van € 2.420,00. Ondanks onze herinnering van 15 oktober hebben wij nog geen betaling ontvangen. Wij verzoeken u het bedrag uiterlijk op 16 november 2026 te voldoen. Betaalt u niet binnen deze termijn, dan bent u in verzuim en brengen wij de wettelijke incassokosten en de wettelijke handelsrente in rekening.
Stap 5: incassokosten en wettelijke rente
Verstrijkt de laatste termijn, dan mag je incassokosten rekenen volgens de wettelijke staffel (15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40). Daarnaast loopt de wettelijke rente. Bij zakelijke klanten is dat de wettelijke handelsrente, sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Bij consumenten geldt de lagere wettelijke rente voor niet-handelstransacties, sinds 1 januari 2026 4% per jaar. De percentages worden periodiek aangepast, dus controleer altijd het actuele tarief.
Rekenvoorbeeld zakelijke klant
Een factuur van € 2.420 inclusief btw had als vervaldatum 3 oktober 2026. De klant betaalt pas na 60 dagen verzuim.
| Post | Berekening | Bedrag |
|---|---|---|
| Hoofdsom | Openstaand factuurbedrag inclusief btw | € 2.420,00 |
| Incassokosten | 15% van € 2.420 | € 363,00 |
| Wettelijke handelsrente | € 2.420 × 10,4% × 60 / 365 | € 41,37 |
| Totaal te vorderen | € 2.824,37 |
Reken je eigen situatie na met de rekenhulp incassokosten en de rekenhulp wettelijke rente. Let op: de rente reken je over de hoofdsom, niet over de incassokosten.
Stap 6 en 7: incassobureau, deurwaarder of rechter
Betaalt je klant ook na de aanmaning niet, dan kun je de vordering uit handen geven. Een incassobureau of gerechtsdeurwaarder probeert eerst buitengerechtelijk te innen, met brieven en telefoontjes. Wordt de vordering betwist of blijft betaling uit, dan is een gerechtelijke procedure de volgende stap. Vorderingen tot € 25.000 behandelt de kantonrechter, waar je geen advocaat nodig hebt. Met een vonnis kan een deurwaarder beslag leggen, bijvoorbeeld op een bankrekening of inkomen. Welke route past en wat die kost, lees je in incassobureau, deurwaarder of rechter.
Wacht niet eindeloos: een vordering op een factuur verjaart in de regel na vijf jaar, en bij de verkoop van spullen aan een consument al na twee jaar. Een schriftelijke aanmaning waarin je duidelijk aanspraak maakt op betaling kan die termijn stuiten.
Als je klant de factuur betwist
Zegt je klant dat het werk niet goed is of dat de prijs niet klopt, ga dan eerst het gesprek aan. Een betwiste vordering is lastiger te innen dan een vergeten factuur. Leg vast wat er is afgesproken (offerte, opdrachtbevestiging, mails) en wat je hebt geleverd. Kom je tot een compromis, verwerk dat dan met een creditfactuur. Kom je er niet uit, dan beslist uiteindelijk de rechter.
Veelgemaakte fouten
- Te lang wachten. Hoe ouder de factuur, hoe kleiner de kans op betaling.
- Incassokosten op de eerste herinnering bij een particulier zonder geldige 14-dagenbrief.
- Dreigen zonder door te pakken. Kondig alleen stappen aan die je ook echt zet.
- Afspraken alleen mondeling maken. Bevestig elke toezegging per mail.
- Doorwerken voor een klant die niet betaalt. Overweeg je werk op te schorten tot de achterstand is ingelopen, en kijk of je algemene voorwaarden dat regelen.
Voorkomen is beter dan innen
Factureer direct na levering, noem een duidelijke vervaldatum, maak betalen makkelijk en vraag bij nieuwe klanten of grote opdrachten een aanbetaling. Met StartInvoice gaan betalingsherinneringen automatisch de deur uit, met een betaallink voor iDEAL, creditcard of PayPal via je eigen Mollie-, Stripe- of PayPal-account, en markeer je een factuur als (deels) betaald zodra er geld binnenkomt. Wie wekelijks een vast moment neemt om openstaande posten na te lopen, hoeft zelden verder te gaan dan stap 3.