Als zzp'er houd je een administratie bij waaruit je inkomsten, uitgaven, bezittingen en schulden blijken, zodat je je btw-aangifte en aangifte inkomstenbelasting kunt onderbouwen. De basisadministratie bewaar je 7 jaar, gegevens over onroerende zaken 10 jaar. Houd daarnaast je gewerkte uren bij als je gebruik wilt maken van het urencriterium.
Een goede administratie hoeft niet ingewikkeld te zijn. Met een vaste plek voor documenten en een korte wekelijkse routine blijf je bij. Hieronder lees je wat erin hoort en hoe je het praktisch organiseert.
Wat hoort er in je administratie?
De wet schrijft geen vaste vorm voor, maar de Belastingdienst moet je administratie binnen redelijke tijd kunnen controleren. In de praktijk gaat het om:
- Verkoopfacturen: kopieën van alle facturen die je stuurt, inclusief creditfacturen.
- Inkoopfacturen en bonnen: alle facturen en kassabonnen van zakelijke uitgaven.
- Bankafschriften van de rekening waarop je zakelijke betalingen ontvangt en doet.
- Kasadministratie als je contant geld ontvangt of uitgeeft.
- Overzicht van bezittingen, zoals je laptop, gereedschap of auto, met aanschafdatum en -prijs.
- Contracten en offertes, en correspondentie die van belang is voor je belastingaangifte.
- Urenregistratie en, als je zakelijk rijdt, een kilometeradministratie.
- Btw-aangiften en de onderliggende berekeningen.
Het verschil tussen de facturen die je stuurt en die je ontvangt, en hoe je ze verwerkt, lees je in inkoopfactuur en verkoopfactuur.
Hoe lang moet je bewaren?
| Wat | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisgegevens: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, inkoop- en verkoopadministratie | 7 jaar |
| Overige administratie (bijvoorbeeld agenda, correspondentie) | In principe 7 jaar; voor niet-basisgegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken |
| Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop | 10 jaar |
| Gegevens over leveringen en diensten via de Unieregeling of invoerregeling van het éénloketsysteem | 10 jaar |
Let op: de termijn gaat pas lopen als een gegeven niet meer actueel is. Een huurcontract van vier jaar bewaar je dus vier jaar plus de bewaartermijn. Digitaal bewaren mag, zolang je de documenten binnen redelijke tijd leesbaar kunt tonen. Meer daarover in facturen bewaren.
Digitaal of op papier bewaren
Je mag je administratie digitaal bijhouden en bewaren. Ontvang je een factuur op papier, dan kun je die in het algemeen scannen en digitaal bewaren, zolang de scan volledig en goed leesbaar is. Ontvang je een factuur digitaal, bewaar hem dan in de vorm waarin je hem kreeg, bijvoorbeeld de pdf of het UBL-bestand. Een uitdraai alleen is niet genoeg.
- Kies één mappenstructuur, bijvoorbeeld per jaar met submappen voor verkoop, inkoop, bank en overig.
- Maak regelmatig een back-up, op een andere plek dan je laptop.
- Gebruik je online software, controleer dan of je je gegevens kunt exporteren als je overstapt of stopt. De bewaarplicht blijft bij jou liggen.
Urenregistratie en het urencriterium
Besteed je minimaal 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming, dan voldoe je aan het urencriterium. Dat geeft recht op ondernemersaftrek zoals de zelfstandigenaftrek en, voor starters, de startersaftrek. Je moet daarnaast meer tijd aan je onderneming besteden dan aan ander werk, zoals een baan in loondienst; voor starters gelden daar uitzonderingen op.
Niet alleen declarabele uren tellen mee. Ook administratie, offertes schrijven, acquisitie, zakelijke reistijd en het bijhouden van je website zijn uren voor je onderneming. Tijd waarin je alleen bereikbaar bent maar niet werkt, telt niet.
- Noteer je uren dagelijks of minimaal wekelijks, niet achteraf aan het einde van het jaar.
- Schrijf per blok op wat je deed en voor welke klant.
- Bewaar ondersteunend bewijs: je agenda, offertes en facturen.
- Zorg dat je uren passen bij je omzet; de Belastingdienst kijkt naar aannemelijkheid.
Je urenregistratie is ook de basis voor je tarief. Zie uurtarief berekenen.
Een aparte bankrekening
Voor een eenmanszaak is een zakelijke rekening niet verplicht. Wel raadt vrijwel iedereen een aparte rekening aan, zakelijk of een tweede privérekening, die je alleen voor je onderneming gebruikt. Dat scheelt veel zoekwerk bij je aangifte en maakt duidelijk welke betalingen zakelijk zijn. Sommige banken staan zakelijk gebruik van een privérekening overigens niet toe; check de voorwaarden van je bank.
Handig is ook een spaarrekening waarop je direct een deel van elke betaling zet voor de btw en de inkomstenbelasting.
Kilometers bijhouden
Rijd je met je privéauto voor je onderneming, dan mag je de zakelijke kilometers met een vast bedrag per kilometer aftrekken. Dat bedrag wordt jaarlijks vastgesteld; check het actuele bedrag bij de Belastingdienst. Om dit aannemelijk te maken, houd je per rit bij:
- datum;
- vertrek- en bestemmingsadres;
- doel van de rit en de klant of het project;
- aantal gereden kilometers, of begin- en eindstand van de teller.
Heb je een auto die tot je ondernemingsvermogen hoort, dan gelden andere regels, bijvoorbeeld rond de bijtelling voor privégebruik. Laat je daarover adviseren.
Een weekroutine die werkt
| Moment | Taak |
|---|---|
| Dagelijks | Uren noteren; bonnen direct fotograferen of in je map zetten |
| Wekelijks (vast moment, 30 minuten) | Facturen versturen voor afgerond werk; inkoopfacturen controleren en boeken; bankmutaties koppelen |
| Wekelijks | Openstaande facturen nalopen en herinneringen sturen |
| Maandelijks | Geld reserveren voor btw en inkomstenbelasting; kilometers controleren |
| Per kwartaal | Btw-aangifte doen en betalen |
| Jaarlijks | Aangifte inkomstenbelasting; urentotaal controleren; tarief evalueren |
Software helpt om dit klein te houden. StartInvoice nummert je facturen bijvoorbeeld automatisch en bewaart elke verstuurde factuur als pdf en UBL-e-factuur; de eerste zes maanden zijn gratis. Hoe je reeks er goed uitziet, lees je in factuurnummer.
Zelf doen of uitbesteden?
Veel zzp'ers doen hun eigen administratie en btw-aangifte. Met een paar facturen per maand en weinig bijzonderheden is dat goed te doen. Een boekhouder of adviseur is vooral nuttig bij je eerste aangifte inkomstenbelasting, bij grote investeringen, als je een auto zakelijk wilt maken, of als je twijfelt over aftrekposten. Ook als je het zelf doet, kun je één keer per jaar iemand laten meekijken. Wat je ook kiest: jij blijft verantwoordelijk voor een juiste en volledige administratie.
Veelgemaakte fouten
- Bonnen in een schoenendoos bewaren en pas bij de aangifte uitzoeken. Thermisch papier vervaagt; maak direct een scan of foto.
- Uren achteraf reconstrueren. Dat is lastig te onderbouwen als de Belastingdienst vragen stelt.
- Privé en zakelijk door elkaar op één rekening.
- Geen geld reserveren voor btw en inkomstenbelasting.
- Te vroeg weggooien. Documenten over onroerend goed bewaar je 10 jaar, niet 7.