Een verkoopfactuur is de factuur die jij aan je klant stuurt voor wat je hebt geleverd; een inkoopfactuur is de factuur die je van een leverancier ontvangt. Het is vaak hetzelfde document, alleen bekeken vanaf de andere kant. In je administratie leiden ze tot omzet en af te dragen btw (verkoop) of tot kosten en terug te vragen btw, de voorbelasting (inkoop).
Het onderscheid lijkt simpel, maar in de praktijk gaat er bij de verwerking van inkoopfacturen veel mis. Hieronder lees je hoe je beide soorten verwerkt, wat ze betekenen voor je btw-aangifte en waar je op let als je een inkoopfactuur controleert.
Het verschil in één overzicht
| Verkoopfactuur | Inkoopfactuur | |
|---|---|---|
| Wie maakt hem? | Jij | Je leverancier |
| Wat betekent het voor jou? | Omzet en een vordering op je klant | Kosten (of een investering) en een schuld aan je leverancier |
| Btw | Moet je afdragen | Mag je onder voorwaarden aftrekken als voorbelasting |
| Nummering | Jouw eigen doorlopende reeks | Het nummer van de leverancier; je kunt een eigen boekingsnummer toevoegen |
| Bewaren | Een kopie, 7 jaar | Het ontvangen exemplaar, 7 jaar |
Verkoopfacturen verwerken
Elke verkoopfactuur die je verstuurt, boek je als omzet in de periode van de factuurdatum. Houd per factuur bij of hij al betaald is, zodat je openstaande posten kunt opvolgen. Een paar aandachtspunten:
- Zorg dat je nummering doorloopt zonder gaten. Een fout corrigeer je met een creditfactuur, niet door de factuur te verwijderen.
- Splits de omzet naar btw-tarief, en houd verlegde en buitenlandse omzet apart. Die komen in andere rubrieken van je aangifte.
- Bewaar een kopie van precies de versie die je klant heeft ontvangen.
Inkoopfacturen verwerken
Een inkoopfactuur boek je als kosten, of als investering wanneer het om iets duurzaams gaat zoals een laptop of een bus. De btw die erop staat, boek je apart als voorbelasting. Werk met een vaste route:
- Verzamel alle facturen op één plek: één map of één e-mailadres voor facturen.
- Controleer de factuur (zie hieronder).
- Boek het bedrag exclusief btw op de juiste kostensoort en de btw als voorbelasting.
- Betaal binnen de termijn en koppel de betaling aan de factuur.
- Archiveer de factuur, digitaal of op papier.
Krijg je facturen als e-factuur in UBL-formaat, dan kun je ze vaak direct inlezen in je boekhoudpakket. Meer daarover in e-factuur ontvangen en verwerken.
Inkoopfacturen organiseren
Hoe minder plekken waar facturen binnenkomen, hoe kleiner de kans dat je er een mist. Een paar praktische tips:
- Gebruik een vast e-mailadres voor inkoopfacturen en geef dat door aan al je leveranciers.
- Download facturen van webwinkels en abonnementen direct na aankoop; veel portalen bewaren ze niet eindeloos.
- Geef elke inkoopfactuur een herkenbare bestandsnaam met datum en leverancier.
- Een proforma-factuur is geen echte factuur: daarop mag je geen btw aftrekken. Wacht op de definitieve factuur.
Gevolgen voor je btw-aangifte
In je btw-aangifte komen beide soorten facturen samen. De btw over je verkoopfacturen geef je op als verschuldigde btw, bijvoorbeeld in rubriek 1a voor omzet tegen 21%. De btw op je inkoopfacturen trek je daarvan af in rubriek 5b. Het verschil betaal je of krijg je terug.
Rekenvoorbeeld voor één kwartaal
| Post | Excl. btw | Btw 21% |
|---|---|---|
| Verkoopfacturen (omzet) | € 6.000,00 | € 1.260,00 |
| Inkoopfacturen (kosten) | € 1.500,00 | € 315,00 |
| Te betalen aan de Belastingdienst | € 945,00 |
Is een inkoopfactuur verlegd, bijvoorbeeld van een onderaannemer in de bouw of een leverancier uit een ander EU-land, dan staat er geen btw op. Je geeft die btw dan zelf op en trekt hem in dezelfde aangifte weer af als je daar recht op hebt. Lees meer in btw verlegd.
In welke periode boek je een factuur?
De meeste ondernemers werken met het factuurstelsel. Daarbij telt de factuur, niet de betaling. De btw op een verkoopfactuur is verschuldigd in het aangiftetijdvak waarin de factuur is uitgereikt, ook als je klant pas maanden later betaalt. Andersom trek je de btw op een inkoopfactuur af in het tijdvak waarin je de factuur hebt ontvangen, ook als je hem nog niet hebt betaald.
Dat heeft gevolgen voor je geldzaken. Stuur je eind maart een grote factuur, dan draag je de btw daarover af bij de aangifte over het eerste kwartaal, terwijl het geld er misschien nog niet is. Houd daar rekening mee bij je planning. Alleen in bepaalde situaties, vooral bij bedrijven die veel aan particulieren verkopen, kan de Belastingdienst toestaan dat je het kasstelsel gebruikt, waarbij de betaling bepalend is. Vraag dat na als je denkt dat het voor jou geldt.
Wanneer mag je de btw aftrekken?
Je mag btw op een inkoopfactuur in het algemeen aftrekken als je btw-ondernemer bent, de aankoop voor je btw-belaste bedrijfsactiviteiten is en je een correcte factuur op naam van je bedrijf hebt. Gebruik je iets deels privé, dan mag je alleen het zakelijke deel aftrekken. Voor sommige kosten, zoals bepaalde personeelsvoorzieningen en relatiegeschenken boven een drempel, gelden extra beperkingen. Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan trek je geen btw af. Twijfel je, kijk dan op de site van de Belastingdienst of vraag een adviseur.
Inkoopfacturen controleren
Ontbreekt er een verplicht gegeven op een inkoopfactuur, dan kan de Belastingdienst je btw-aftrek weigeren. Controleer daarom bij ontvangst:
- Staan jouw bedrijfsnaam en adres er correct op?
- Staan het btw-id en het KVK-nummer van de leverancier erop?
- Is er een factuurnummer en een factuurdatum?
- Is duidelijk wat er is geleverd, wanneer en hoeveel?
- Klopt het btw-tarief en is de btw goed uitgerekend?
- Komen bedrag en omschrijving overeen met je bestelling of offerte?
- Is de factuur niet al eerder ontvangen of betaald?
Leg ook vast wie in je bedrijf een inkoopfactuur goedkeurt, zeker als je met meerdere mensen werkt of met een vaste onderaannemer. Bij een zzp'er ben jij dat natuurlijk zelf, maar het helpt om de factuur pas te betalen nadat je hem naast je bestelling of afspraak hebt gelegd.
Klopt er iets niet, vraag de leverancier dan om een creditfactuur en een nieuwe factuur. De volledige eisen staan in eisen aan een factuur.
Veelgemaakte fouten
- Btw aftrekken van een kassabon of factuur op privénaam zonder bedrijfsgegevens.
- Dezelfde inkoopfactuur twee keer boeken, bijvoorbeeld als pdf in de mail en als papieren versie.
- Bedragen inclusief btw als kosten boeken en de btw daarna ook nog als voorbelasting aftrekken.
- Verlegde inkoopfacturen vergeten op te geven in je aangifte.
- Inkoopfacturen niet bewaren. De bewaarplicht van 7 jaar geldt ook voor ontvangen facturen; zie facturen bewaren.