Kosten die je aan je klant doorberekent, zoals reiskosten, materiaal of parkeerkosten, horen bij je eigen dienst of levering. Je rekent er daarom btw over tegen hetzelfde tarief als je hoofdprestatie. Alleen doorlopende posten, bedragen die je in naam en voor rekening van je klant aan een derde betaalt (bijvoorbeeld leges voor een vergunning), vallen buiten de btw.
Het verschil tussen die twee is in de praktijk de grootste bron van fouten. In dit artikel lees je hoe je kosten correct doorberekent, wat wel en geen doorlopende post is, en hoe een factuur met verschillende kostenposten eruitziet.
Hoofdregel: btw over het totale bedrag
De btw wordt berekend over alles wat je je klant voor je prestatie in rekening brengt. De Belastingdienst noemt als voorbeelden expliciet verzendkosten, bezorgkosten, reiskosten, telefoonkosten en verpakkingskosten. Die kosten zijn onderdeel van de prijs, ook als je ze apart op de factuur zet.
Het btw-tarief volgt de hoofdprestatie. Verkoop je boeken tegen 9% en reken je verzendkosten, dan gaat over de verzendkosten ook 9%. Lever je een dienst tegen 21%, dan gaat over je reiskosten ook 21%. Een overzicht van de tarieven vind je in btw-tarieven 2026.
Reiskosten en kilometers
Reken je een kilometervergoeding, dan zet je die als aparte regel op je factuur: aantal kilometers maal je tarief per kilometer, plus btw. Dat geldt ook als je de reis met je eigen auto maakt en zelf geen btw hebt betaald. Je rekent btw omdat de reiskosten deel uitmaken van je dienst, niet omdat je zelf btw hebt betaald.
Welk kilometertarief je rekent, bepaal je zelf in overleg met je klant. Het tarief dat de Belastingdienst als onbelaste vergoeding voor werknemers hanteert, is geen regel voor wat jij als ondernemer mag factureren. Zet je afspraak over reiskosten bij voorkeur al in je offerte.
Openbaar vervoer, parkeren en tol
Heb je zelf een treinkaartje of parkeerkosten betaald, dan reken je die als kosten door tegen het tarief van je hoofdprestatie. De btw die je zelf hebt betaald, trek je als ondernemer af als voorbelasting. Daarom bereken je de doorbelaste kosten meestal over het bedrag exclusief btw. Anders reken je btw over btw.
Materiaal en inkopen
Koop je materiaal in voor een klus, zoals onderdelen, drukwerk of stalen, dan wordt dat onderdeel van je levering. Op je factuur zet je het materiaal tegen jouw verkoopprijs exclusief btw, met het btw-tarief dat bij de levering hoort. Een opslag op de inkoopprijs is toegestaan, als je dat met je klant hebt afgesproken.
Doorlopende posten: geen btw
Een doorlopende post is een betaling aan een derde die je doet in naam en voor rekening van je klant. Er is een rechtstreekse verhouding tussen je klant en die derde; jij schiet het geld alleen voor. Volgens de Belastingdienst en het Besluit maatstaf van heffing omzetbelasting horen zulke bedragen niet bij jouw vergoeding, dus je rekent er geen btw over. Voorbeelden:
- leges voor een vergunning die op naam van je klant wordt aangevraagd;
- griffierechten die je namens een procespartij betaalt;
- overdrachtsbelasting die je namens de koper van een woning betaalt;
- invoerbtw die een douane-expediteur namens de importeur voldoet.
Belangrijk: het moet echt om een betaling namens je klant gaan. Betaal je op eigen naam, dan is het geen doorlopende post maar een kostenpost van jezelf. Het Besluit maatstaf van heffing bevat daarnaast een paar specifieke goedkeuringen voor kosten zoals kadasterrechten en uittreksels; of die op jou van toepassing zijn, check je het best bij de Belastingdienst of je adviseur.
Geen doorlopende post
Bezorgkosten zijn geen doorlopende post als de bezorging voor rekening en risico van de verkoper is. Ook kosten die je maakt om je eigen werk te kunnen doen, zoals reiskosten, software of materiaal, zijn nooit doorlopende posten.
Voorbeeldfactuur met verschillende kosten
Je bent zelfstandig interieuradviseur. Voor een klant lever je in oktober 2026 16 uur advies, rijd je 240 kilometer, lever je drie materiaalstalen, betaal je parkeerkosten (€ 12,50 inclusief btw, dus € 10,33 exclusief) en betaal je namens de klant € 450,00 leges voor een vergunning die op zijn naam staat.
| Omschrijving | Aantal | Prijs | Btw | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|---|
| Interieuradvies, oktober 2026 | 16 uur | € 85,00 | 21% | € 1.360,00 |
| Reiskosten | 240 km | € 0,30 | 21% | € 72,00 |
| Materiaalstalen | 3 | € 25,00 | 21% | € 75,00 |
| Parkeerkosten | 1 | € 10,33 | 21% | € 10,33 |
| Subtotaal 21% | € 1.517,33 | |||
| Btw 21% over € 1.517,33 | € 318,64 | |||
| Doorlopende post: leges vergunning (namens en voor rekening van klant) | 1 | € 450,00 | geen | € 450,00 |
| Totaal te betalen | € 2.285,97 |
De berekening: € 1.517,33 x 21% = € 318,64. Plus het subtotaal is dat € 1.835,97, plus de leges komt het totaal op € 2.285,97. De leges staan apart onder de btw-berekening, met een duidelijke omschrijving. Zo ziet je klant dat er geen btw over is gerekend en waarom. Controleer je bedragen eventueel met de btw-rekenhulp.
Zo zet je kosten netjes op je factuur
- Elke kostensoort een eigen regel. Dan kan je klant controleren wat hij betaalt.
- Bedragen exclusief btw. Zet de prijs per eenheid exclusief btw en tel de btw per tarief op.
- Doorlopende posten apart en zonder btw. Vermeld dat je ze in naam en voor rekening van de klant hebt betaald.
- Bewijsstukken bewaren. Bewaar bonnen en de leges-nota; vraag je klant ernaar, dan kun je ze meesturen.
Hoe je een complete factuur opbouwt, zie je in factuur voorbeeld.
Vaste prijs of kosten apart?
Je hoeft kosten niet apart te factureren. Veel zzp'ers kiezen voor een all-in tarief of een vaste projectprijs, waarin reiskosten en klein materiaal al zijn verwerkt. Dat is overzichtelijk voor je klant en scheelt jou administratie. Btw-technisch maakt het geen verschil: de btw gaat over het totaal, tegen het tarief van je dienst.
Kosten apart doorberekenen past beter als ze per opdracht sterk verschillen, bijvoorbeeld bij klussen ver weg of bij dure materialen die je klant zelf kiest. Spreek in dat geval vooraf af:
- welke kosten je doorberekent en welke in je uurtarief zitten;
- welk tarief per kilometer je rekent en vanaf welk adres;
- of je een opslag rekent op materiaal;
- welke bedragen je namens je klant voorschiet, zoals leges.
Zo voorkom je dat een factuur hoger uitvalt dan je klant verwacht, wat de betaling vaak vertraagt.
Veelgemaakte fouten
- Geen btw over reiskosten. Reiskosten horen bij je dienst en krijgen hetzelfde tarief.
- Btw over btw. Parkeer- of treinkosten inclusief btw doorbelasten en daar nog eens 21% overheen rekenen.
- Alles een doorlopende post noemen. Alleen betalingen in naam en voor rekening van je klant vallen buiten de btw.
- Verkeerd tarief. Verzendkosten bij een 9%-product belasten tegen 21%.
- Niet vooraf afgesproken. Onverwachte kostenposten leiden tot discussie. Leg ze vast in je offerte of opdrachtbevestiging.