Een incassobureau en een gerechtsdeurwaarder kunnen allebei buitengerechtelijk proberen je factuur te innen, met brieven en telefoontjes. Betaalt je klant dan nog niet, of betwist hij de vordering, dan heb je een vonnis van de rechter nodig. Alleen met zo'n vonnis mag een deurwaarder beslag leggen. Vorderingen tot € 25.000 behandelt de kantonrechter, waar je geen advocaat nodig hebt.
Welke route het best past, hangt af van het bedrag, of je klant de factuur betwist en hoeveel tijd en geld je wilt investeren. In dit artikel zetten we de opties naast elkaar.
Eerst: heb je alle eigen stappen gezet?
Voordat je de vordering uit handen geeft, moet je zelf het voorwerk hebben gedaan: een herinnering, persoonlijk contact en een aanmaning. Bij particulieren hoort daar de 14-dagenbrief bij. Zonder die brief kun je bij een consument geen incassokosten vorderen, ook niet via een incassobureau. Het volledige stappenplan staat in factuur niet betaald.
De drie routes naast elkaar
| Incassobureau | Gerechtsdeurwaarder | Rechter | |
|---|---|---|---|
| Wat doet het? | Buitengerechtelijk innen: brieven, bellen, regelingen | Buitengerechtelijk innen, dagvaarding uitbrengen en vonnis uitvoeren | Beslist over de vordering en geeft een vonnis |
| Beslag leggen? | Nee | Ja, met een vonnis (executoriale titel) | Nee, dat doet de deurwaarder |
| Geschikt als de klant betwist? | Beperkt | Beperkt, tot de procedure start | Ja |
| Kosten | Afhankelijk van het bureau; deels te verhalen via de incassokosten | Vaste tarieven voor ambtshandelingen plus eventueel incassokosten | Griffierecht, dagvaardingskosten en eventueel juridische hulp |
Het incassobureau
Een incassobureau neemt de buitengerechtelijke inning van je over. Voor veel klanten werkt een brief van een derde partij als een duidelijk signaal. Het bureau rekent zijn kosten meestal binnen de wettelijke staffel voor incassokosten (15% over de eerste € 2.500, minimaal € 40), die het probeert te verhalen op je klant. Lukt dat niet, dan kan een deel van de kosten bij jou terechtkomen. Lees de voorwaarden dus goed: wat betaal je als er niets binnenkomt, en wat als je klant de vordering betwist?
Sinds 1 april 2024 gelden wettelijke kwaliteitseisen voor partijen die bij consumenten incasseren. Zij moeten zijn ingeschreven in een openbaar register dat Justis beheert. Gaat je vordering over een particulier, check dan of het bureau in dat register staat.
De gerechtsdeurwaarder
Een gerechtsdeurwaarder is een openbaar ambtenaar. Veel deurwaarderskantoren doen ook gewone incasso, maar zij hebben extra bevoegdheden. Zij brengen de dagvaarding uit waarmee een rechtszaak begint, en zij voeren een vonnis uit. Met dat vonnis kunnen ze beslag leggen op bijvoorbeeld een bankrekening, inkomen of bezittingen. Zonder vonnis kan dat niet. Alleen in spoedeisende gevallen kan de rechter toestemming geven voor conservatoir beslag, bedoeld om te voorkomen dat je klant zijn vermogen wegsluist voordat er een uitspraak is.
De rechter
Betaalt je klant niet, of betwist hij de factuur, dan legt de rechter de knoop door. Vorderingen tot € 25.000 gaan naar de kantonrechter. Daar mag je zelf procederen, zonder advocaat. Daarboven ga je naar de rechtbank, waar een advocaat wel verplicht is.
Wie de procedure begint, betaalt griffierecht. De hoogte hangt af van het bedrag en of je een natuurlijk persoon bent (bijvoorbeeld een eenmanszaak) of een rechtspersoon of vof. De kantontarieven voor 2026:
| Hoogte vordering | Natuurlijke personen | Niet-natuurlijke personen |
|---|---|---|
| Tot en met € 500 | € 93 | € 139 |
| € 500 tot en met € 1.500 | € 233 | € 350 |
| € 1.500 tot en met € 2.500 | € 265 | € 397 |
| € 2.500 tot en met € 5.000 | € 265 | € 529 |
| € 5.000 tot en met € 12.500 | € 265 | € 559 |
| Meer dan € 12.500 | € 753 | € 1.504 |
Daarnaast betaal je de deurwaarder voor het uitbrengen van de dagvaarding. Win je de zaak, dan veroordeelt de rechter je klant meestal in de proceskosten. Dat is vaak een vergoeding volgens vaste bedragen, niet altijd alles wat je werkelijk hebt uitgegeven.
Rekenvoorbeeld: is procederen de moeite waard?
Een eenmanszaak heeft een onbetaalde factuur van € 4.000 aan een bedrijf. De klant reageert nergens op.
| Post | Bedrag |
|---|---|
| Hoofdsom | € 4.000,00 |
| Incassokosten (€ 375 + 10% van € 1.500) | € 525,00 |
| Griffierecht kanton 2026, natuurlijk persoon | € 265,00 (voorschieten) |
| Dagvaarding door deurwaarder | Tarief van het kantoor (voorschieten) |
Een vonnis is alleen iets waard als je klant ook iets heeft om op te verhalen. Is je klant failliet of zonder inkomen of bezit, dan maak je kosten zonder resultaat. Check daarom vooraf het Handelsregister op een faillissement of surseance. Reken de bedragen na met de rekenhulp incassokosten en de rekenhulp wettelijke rente.
Wat heb je nodig voor een procedure?
Of je nu een incassobureau, een deurwaarder of de rechter inschakelt, je staat sterker met een compleet dossier. Verzamel vooraf:
- De offerte, opdrachtbevestiging of het contract, inclusief je algemene voorwaarden en het bewijs dat de klant die heeft ontvangen.
- De factuur of facturen waar het om gaat.
- Bewijs van levering: opleverberichten, tijdregistratie, pakbonnen of akkoord van de klant.
- Al je herinneringen en aanmaningen, bij particulieren ook de 14-dagenbrief, met de datum van verzending.
- Correspondentie over klachten, toezeggingen of een eerdere betalingsregeling.
Een goed gedocumenteerde vordering wordt sneller opgepakt en is makkelijker te bewijzen als je klant de zaak betwist.
Na het vonnis
Win je de zaak en betaalt je klant nog steeds niet, dan geef je de gerechtsdeurwaarder opdracht het vonnis uit te voeren. Die betekent het vonnis eerst aan je klant en legt daarna beslag. Ook in deze fase komen er kosten bij, die de deurwaarder voor een groot deel op je klant probeert te verhalen. Een vonnis blijft lang geldig, dus ook als er nu niets te halen valt, kan het later alsnog nuttig zijn.
Verjaring: wacht niet te lang
- Vijf jaar: de algemene termijn voor een vordering tot betaling van een factuur, gerekend vanaf de dag na de vervaldatum.
- Twee jaar: bij een consumentenkoop, dus de verkoop van goederen aan een particulier. Voor diensten aan particulieren geldt in de regel de termijn van vijf jaar.
Je stuit de verjaring met een schriftelijke aanmaning waarin je ondubbelzinnig aanspraak maakt op betaling, of als je klant de schuld erkent. Daarna begint een nieuwe termijn. Bewaar daarom kopieën van al je aanmaningen en bewijs van verzending. Twijfel je of een vordering al verjaard is, vraag het dan na bij het Juridisch Loket of een advocaat.
Welke route kies je?
- Klein bedrag, klant reageert niet: een incassobureau of deurwaarder voor buitengerechtelijke incasso is vaak voldoende.
- Klant betwist de factuur: verzamel je bewijs en overweeg direct een procedure bij de kantonrechter.
- Klant reageert niet en heeft verhaal: dagvaarden via een deurwaarder, gevolgd door beslag na het vonnis.
- Klant is failliet: meld je vordering bij de curator; incasso heeft dan geen zin.
Veelgemaakte fouten
- Uit handen geven zonder 14-dagenbrief bij een particulier, waardoor incassokosten wegvallen.
- Geen bewijs bewaren van de opdracht, de levering en je aanmaningen.
- Procederen tegen een klant zonder verhaal. Check vooraf het Handelsregister.
- De voorwaarden van een incassopartij niet lezen, waardoor je verrast wordt door kosten.
- De verjaringstermijn laten verlopen doordat je jaren niets stuurt.
Meer over de staffel lees je in incassokosten berekenen.