Het btw-identificatienummer (btw-id) is het nummer voor je klanten en leveranciers: het hoort op je facturen en je website. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, bijvoorbeeld in een brief of als je belt. Het btw-id begint met NL, gevolgd door 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01.
Vooral eigenaren van een eenmanszaak halen de twee nummers nog wel eens door elkaar. In dit artikel lees je waarom er twee nummers zijn, hoe ze zijn opgebouwd, waar je ze vindt en hoe je het btw-id van een klant controleert.
Waarom zijn er twee nummers?
Tot en met 2019 bevatte het btw-nummer van een eenmanszaak het burgerservicenummer (BSN) van de eigenaar. Dat nummer stond dus op elke factuur en vaak op de website, wat een privacyrisico was. Sinds 1 januari 2020 krijgt een eenmanszaak daarom twee nummers:
- een btw-identificatienummer zonder BSN, voor alle openbare en zakelijke communicatie;
- een omzetbelastingnummer, voor het contact met de Belastingdienst.
Andere rechtsvormen, zoals de bv, gebruiken in beide nummers hun RSIN, niet een BSN. Daar lijken de twee nummers sterk op elkaar.
Hoe zijn de nummers opgebouwd?
| Eenmanszaak | Andere rechtsvormen (zoals bv) | |
|---|---|---|
| Btw-id | NL + 9 cijfers + B + 2 cijfers | NL + RSIN + B + 2 cijfers |
| Omzetbelastingnummer | BSN + B + 2 cijfers | RSIN + B + 2 cijfers |
| Voorbeeld btw-id | NL123456789B01 | NL001234567B01 |
| Voorbeeld omzetbelastingnummer | 111234567B01 | 001234567B01 |
Een handig ezelsbruggetje: begint het nummer met NL, dan is het je btw-id. Het omzetbelastingnummer heeft geen landcode. Het btw-id bevat nooit een BSN.
Welk nummer gebruik je waar?
Het btw-id
- Op je facturen, ook op creditfacturen en voorschotfacturen. Zie aan welke eisen moet een factuur voldoen.
- Op je website, als je online producten verkoopt of diensten aanbiedt.
- Op briefpapier en in andere schriftelijke communicatie met klanten.
- In contact met ondernemers in andere EU-landen, bijvoorbeeld bij intracommunautaire leveringen.
- Voor de VIES-controle en voor het éénloketsysteem (OSS).
Het omzetbelastingnummer
- In brieven aan de Belastingdienst.
- Als je de BelastingTelefoon belt.
Geef je omzetbelastingnummer dus niet aan klanten. Voor een eenmanszaak staat daar immers je BSN in.
Waar vind je je eigen nummers?
Nadat je je bij de KVK hebt ingeschreven, beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Is dat zo, dan ontvang je je nummers per brief, meestal binnen een paar weken. Ben je de brief kwijt, log dan in op Mijn Belastingdienst Zakelijk en kijk onder btw. Daar staat je btw-identificatienummer. Het omzetbelastingnummer vind je terug op de aangiftebrief en andere post van de Belastingdienst over de btw.
Ben je geen ondernemer voor de btw, dan krijg je geen van beide nummers. Doe je alleen vrijgestelde prestaties, dan krijg je ze in de regel wel.
Het btw-id van je klant: wanneer heb je het nodig?
Bij gewone binnenlandse facturen hoef je het btw-id van je klant niet te vermelden. Het wordt wel verplicht zodra jij geen btw rekent omdat je klant die moet afdragen:
- bij btw verlegd binnen Nederland, bijvoorbeeld in de bouw of bij onderaanneming. Zie btw verlegd;
- bij diensten aan een ondernemer in een ander EU-land;
- bij een intracommunautaire levering van goederen.
Controleren in VIES
VIES is het systeem van de Europese Commissie waarmee je controleert of een btw-id geldig is. Dat werkt voor ondernemers in alle EU-landen, ook in Nederland. Voor de meeste landen kun je ook naam en adres laten controleren. Zo werkt het:
- Vraag je klant om zijn btw-id, bijvoorbeeld bij de opdrachtbevestiging of de offerte.
- Kies in VIES het land en vul het nummer in zonder landcode.
- Controleer of het nummer geldig is en of naam en adres overeenkomen met je klantgegevens.
- Bewaar het resultaat, bijvoorbeeld als PDF of met het consultatienummer, bij je administratie.
Zoek je in VIES op een omzetbelastingnummer, dan krijg je een foutmelding. VIES werkt alleen met btw-id's. Er bestaat geen openbaar register waarin je het btw-id van een ander bedrijf kunt opzoeken: kijk op de website van het bedrijf of vraag het na.
Rekenvoorbeeld: zelfde opdracht, ander btw-id
Een tekstschrijver levert 20 uur werk à € 95 aan twee klanten: een Nederlands bureau en een Belgische ondernemer met een geldig btw-id.
| Nederlandse klant | Belgische ondernemer | |
|---|---|---|
| Bedrag excl. btw | € 1.900,00 | € 1.900,00 |
| Btw | 21%: € 399,00 | verlegd: € 0,00 |
| Totaal factuur | € 2.299,00 | € 1.900,00 |
| Btw-id klant op factuur | niet nodig | verplicht |
| Extra vermelding | geen | "btw verlegd" |
| Jouw btw-id op factuur | ja | ja |
Klopt het btw-id van de Belgische klant niet, dan loop je het risico dat je de Nederlandse btw alsnog verschuldigd bent. Daarom is de VIES-controle vooraf zo belangrijk. Meer over factureren over de grens lees je in factureren naar het buitenland.
Klant zonder geldig btw-id
Geeft VIES aan dat het nummer ongeldig is, of heeft je klant geen btw-id, dan kun je de btw in principe niet naar hem verleggen. Meestal reken je dan gewoon Nederlandse btw, net als bij een particulier. Voor sommige diensten en voor verkopen op afstand aan consumenten in andere EU-landen gelden afwijkende regels. Vraag je klant eerst om het juiste nummer en wacht met factureren tot het klopt; dat is eenvoudiger dan achteraf een creditfactuur en een nieuwe factuur maken.
Wat gebeurt er met je btw-id als je stopt?
Schrijf je je onderneming uit bij de KVK, dan meldt de Belastingdienst je automatisch af en stopt je btw-id. Wijzigt je rechtsvorm, bijvoorbeeld van eenmanszaak naar bv, dan krijgt de nieuwe onderneming eigen nummers. Pas in dat geval je factuursjabloon, je website en je e-mailhandtekening tegelijk aan, zodat er geen oud nummer blijft rondgaan.
Btw-id en de KOR
Doe je mee aan de kleineondernemersregeling, dan heb je nog steeds een btw-id. Je hebt het zelfs nodig om je voor de KOR aan te melden. Zolang je geen btw rekent, hoef je het niet op je factuur te zetten, maar het mag wel. Wel moet je dan vermelden dat je de KOR toepast.
Veelgemaakte fouten
- Omzetbelastingnummer op de factuur, vaak omdat een oud factuursjabloon nog met het nummer van vóór 2020 werkt.
- KvK-nummer en btw-id verwarren. Het KvK-nummer is acht cijfers en verplicht op je factuur volgens de Handelsregisterwet; het btw-id is een ander nummer.
- Het btw-id van een EU-klant niet controleren voordat je de btw verlegt.
- Een typefout in de laatste twee cijfers, bijvoorbeeld B01 in plaats van B02.
- Btw-id niet op de website terwijl je online verkoopt.
In StartInvoice vul je je btw-id één keer in en verschijnt het automatisch op elke factuur; het btw-id van een EU-klant controleer je met één klik in VIES. Heb je twijfels over welk nummer bij jouw rechtsvorm hoort, kijk dan in Mijn Belastingdienst Zakelijk of neem contact op met de Belastingdienst.