Een verzamelfactuur is één factuur voor meerdere leveringen of diensten aan dezelfde klant. Dat mag, zolang de periode niet langer is dan een kalendermaand en je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de leveringen uitreikt. Op de factuur vermeld je per levering de datum, zodat duidelijk is wanneer wat is geleverd.
Voor ondernemers die vaak kleine leveringen doen aan dezelfde klant, zoals een groothandel, een drukker of een zzp'er die per uur werkt, scheelt dat veel losse facturen. In dit artikel lees je hoe je een verzamelfactuur opstelt, wanneer de btw verschuldigd is en welke fouten je beter kunt vermijden.
Wanneer gebruik je een verzamelfactuur?
Een verzamelfactuur past goed als je dezelfde klant in korte tijd vaker belevert. Denk aan:
- een bakker of groothandel die meerdere keren per week aan een horecazaak levert;
- een drukker die losse opdrachten voor een vaste klant uitvoert;
- een zzp'er die op verschillende dagen werkt en per maand factureert;
- een winkel die een zakelijke klant met kassabonnen meegeeft en aan het einde van de maand één factuur maakt.
Dat laatste noemt de Belastingdienst uitdrukkelijk: je mag bij leveringen bonnen meegeven die zelf niet aan de factuureisen voldoen, als je daarna een verzamelfactuur maakt die (eventueel samen met die bonnen) wel aan alle eisen voldoet.
De regels op een rij
Maximaal een kalendermaand
Volgens de Belastingdienst mag je voor meerdere afzonderlijke leveringen of diensten aan één klant een periodieke factuur maken, op voorwaarde dat de periode niet langer is dan een kalendermaand. Je kunt dus per maand factureren, maar niet per kwartaal.
Uiterlijk op de 15e van de volgende maand
Voor elke levering aan een ondernemer geldt dat je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering uitreikt (artikel 34g Wet OB). Voor een verzamelfactuur over oktober is de uiterste datum dus 15 november. Factureren mag natuurlijk eerder, bijvoorbeeld op de laatste werkdag van de maand.
Alle gewone factuureisen
Een verzamelfactuur is een gewone factuur, dus alle verplichte gegevens moeten erop: factuurnummer, factuurdatum, jouw gegevens en die van je klant, btw-id, omschrijving, bedragen en btw per tarief. De volledige lijst staat in aan welke eisen moet een factuur voldoen.
Leverdata vermelden
Op elke factuur moet de datum van levering staan als die afwijkt van de factuurdatum. Bij een verzamelfactuur is dat bijna altijd zo. Vermeld daarom per regel de datum van levering, of anders de periode als het om doorlopend werk gaat. Een afleverbon- of ordernummer per regel helpt je klant om de factuur te controleren tegen zijn eigen ontvangstbewijzen.
Voorbeeld van een verzamelfactuur
Je bent drukker en levert in oktober 2026 drie keer aan dezelfde klant. Alle leveringen vallen onder 21% btw. Op 31 oktober maak je één factuur.
| Leverdatum | Omschrijving | Bon | Bedrag excl. btw |
|---|---|---|---|
| 6 oktober 2026 | 200 flyers A5 | B-1041 | € 90,00 |
| 14 oktober 2026 | 50 posters A2 | B-1058 | € 150,00 |
| 27 oktober 2026 | 10 spandoeken | B-1079 | € 320,00 |
| Subtotaal | € 560,00 | ||
| Btw 21% over € 560,00 | € 117,60 | ||
| Totaal | € 677,60 |
Heb je leveringen met verschillende tarieven, bijvoorbeeld drukwerk tegen 21% en boeken tegen 9%, dan splits je de bedragen en de btw per tarief, net als op elke andere factuur. Wil je de btw controleren, gebruik dan de btw-rekenhulp.
Wanneer is de btw verschuldigd?
Bij leveringen aan ondernemers wordt de btw verschuldigd op het moment dat je de factuur uitreikt, maar uiterlijk op het moment dat je hem had moeten uitreiken. Dat volgt uit artikel 13 van de Wet OB. Voor een verzamelfactuur betekent dit:
- Factureer je de oktoberleveringen op 31 oktober, dan hoort de btw in het tijdvak waarin 31 oktober valt.
- Factureer je leveringen uit september pas op 10 oktober, dan valt de btw in het tijdvak van oktober. Doe je kwartaalaangifte, dan is dat het vierde kwartaal.
- Factureer je te laat, dan is de btw toch verschuldigd op de uiterste factuurdatum: de 15e van de maand na levering.
- Krijg je al vóór de factuur geld van je klant, bijvoorbeeld een aanbetaling, dan is de btw over dat bedrag uiterlijk bij ontvangst verschuldigd. Zie aanbetaling factureren.
Dit geldt voor het gewone factuurstelsel. Gebruik je het kasstelsel, dan draag je de btw af in het tijdvak waarin je betaald wordt. Weet je niet zeker welk stelsel je hebt, check het dan bij de Belastingdienst of je adviseur.
Verzamelfactuur of doorlopende factuur?
Een verzamelfactuur gaat over leveringen die al hebben plaatsgevonden. Dat is iets anders dan een vast maandbedrag voor een abonnement of een onderhoudscontract, waarbij je vooraf factureert. Voor dat soort doorlopende overeenkomsten gelden eigen regels. Ook een factuur die je vóór de levering stuurt om een bestelling te bevestigen, is geen verzamelfactuur maar eerder een proforma factuur.
Verzamelfactuur bij werk op uurbasis
Ook als dienstverlener kun je met een verzamelfactuur werken. Werk je op verschillende dagen voor dezelfde opdrachtgever, dan zet je per dag of per week een regel op de factuur met de datum, een korte omschrijving van het werk en het aantal uren. Zo ziet je klant precies waarvoor hij betaalt, en voldoe je meteen aan de eis om de datum van de dienst te vermelden. Een urenoverzicht als bijlage is handig, maar vervangt de omschrijving op de factuur zelf niet.
Loopt een opdracht door over meerdere maanden, dan factureer je de uren per kalendermaand. Rond je een project pas na drie maanden af, dan is het verstandig om tussentijds per maand te factureren of vooraf termijnen af te spreken. Zo blijf je binnen de wettelijke termijn en houd je ook je eigen cashflow op peil.
Tips voor de praktijk
- Spreek het vooraf af. Zet in je offerte of afspraken dat je maandelijks factureert, en noem de betalingstermijn.
- Houd een leverlijst bij. Noteer per levering datum, bonnummer en bedrag. Dan is de verzamelfactuur aan het einde van de maand snel gemaakt.
- Factureer op een vast moment. Bijvoorbeeld op de laatste werkdag van de maand. Dan zit je altijd ruim binnen de termijn.
- Verwijs naar bonnen. Heeft je klant bij elke levering een bon gekregen, noem dan het bonnummer op de factuur.
Veelgemaakte fouten
- Per kwartaal verzamelen. Een verzamelfactuur over drie maanden is te laat voor de leveringen uit de eerste maanden.
- Geen leverdata. Alleen "leveringen oktober" zonder datums per regel is onvoldoende als de leveringen op verschillende dagen zijn gedaan.
- Btw in het verkeerde tijdvak. De btw hoort bij het moment van factureren (of de uiterste factuurdatum), niet automatisch bij de leverdatum.
- Tarieven door elkaar. Zet niet alles onder één btw-tarief als er producten met 9% tussen zitten.
- Losse bonnen zonder verzamelfactuur. Een bon die niet aan de factuureisen voldoet, is alleen genoeg als er later een verzamelfactuur volgt.
Moet je toch iets aanpassen op een verstuurde verzamelfactuur, bijvoorbeeld omdat een levering niet is afgenomen, maak dan een creditfactuur in plaats van de oorspronkelijke factuur te wijzigen.