Een vereenvoudigde factuur mag je uitreiken als het factuurbedrag niet hoger is dan € 100 inclusief btw. Er hoeven dan minder gegevens op: de factuurdatum, je naam en adres, wat je hebt geleverd en het btw-bedrag (of de gegevens om dat uit te rekenen). Bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en grensoverschrijdende verlegging mag het niet.
De regeling is bedoeld voor kleine bedragen, zoals een kassabon in een winkel of een losse verkoop op een markt. In dit artikel lees je precies wanneer je de vereenvoudigde factuur mag gebruiken, wat er wel en niet op moet en waar het in de praktijk misgaat.
Wat is een vereenvoudigde factuur?
Normaal moet een factuur voldoen aan een lange lijst eisen uit artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting: factuurnummer, btw-id, gegevens van je klant, eenheidsprijzen, btw per tarief en meer. Die lijst vind je in aan welke eisen moet een factuur voldoen. Voor een vereenvoudigde factuur geldt een kortere lijst uit het tweede lid van datzelfde artikel. Het blijft wel een echte factuur: je zakelijke klant kan er in principe de btw mee aftrekken, mits aan de overige voorwaarden voor aftrek is voldaan.
Wanneer mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken?
De wet noemt een paar situaties waarin het mag:
- Het factuurbedrag is maximaal € 100 inclusief btw. Dit is verreweg de meest gebruikte situatie. Het gaat om het totaalbedrag van de factuur, dus inclusief btw, niet om het bedrag per regel.
- Je wijzigt een eerdere factuur. Een document dat een oorspronkelijke factuur aanpast en daar duidelijk naar verwijst, mag ook vereenvoudigd zijn. Denk aan een correctie van een klein bedrag. Een volledige creditfactuur mag natuurlijk altijd.
- Je past de kleineondernemersregeling toe. Ondernemers in de KOR mogen ook een vereenvoudigde factuur uitreiken, zonder btw. Zie factureren met de KOR.
Wanneer mag het niet?
Ook als het bedrag onder de € 100 blijft, is een vereenvoudigde factuur niet toegestaan bij:
- een intracommunautaire levering van goederen aan een ondernemer in een ander EU-land;
- afstandsverkopen aan consumenten in andere EU-landen;
- leveringen of diensten in een ander EU-land waar je niet gevestigd bent en waarbij de btw naar je klant is verlegd.
In die gevallen moet de Belastingdienst van het andere land kunnen zien wie je klant is en welk btw-id hij heeft. Daarvoor is een volledige factuur nodig. Ook bij binnenlandse verlegging, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw, is een volledige factuur met de vermelding "btw verlegd" en het btw-id van je klant de logische keuze. Meer daarover in btw verlegd: wanneer en hoe.
Welke gegevens moeten erop?
| Gegeven | Volledige factuur | Vereenvoudigde factuur |
|---|---|---|
| Factuurdatum | Verplicht | Verplicht |
| Jouw naam en adres | Verplicht | Verplicht |
| Omschrijving van wat je levert | Hoeveelheid en aard | Aard van de goederen of diensten |
| Btw | Tarief en bedrag per tarief | Btw-bedrag of de gegevens om het te berekenen |
| Verwijzing naar oorspronkelijke factuur | Bij creditfactuur | Alleen als je een eerdere factuur wijzigt |
| Uniek factuurnummer | Verplicht | Niet verplicht voor de btw |
| Jouw btw-id | Verplicht | Niet verplicht voor de btw |
| Naam en adres van je klant | Verplicht | Niet verplicht |
| Eenheidsprijs exclusief btw | Verplicht | Niet verplicht |
Let op: de Handelsregisterwet staat los van de btw-regels. Je KvK-nummer hoort op je facturen en zakelijke correspondentie, ook als de btw-wet het voor een vereenvoudigde factuur niet eist. Een doorlopend factuurnummer is bovendien verstandig voor je eigen administratie, ook als het niet verplicht is.
Rekenvoorbeeld: een vereenvoudigde factuur met twee tarieven
Je verkoopt op een beurs aan een bezoeker die om een bonnetje vraagt: twee notitieboeken met een print (21% btw) en een boek (9% btw). Het totaal blijft onder de € 100, dus een vereenvoudigde factuur is genoeg.
| Omschrijving | Btw | Bedrag incl. btw | Waarvan btw |
|---|---|---|---|
| 2 notitieboeken à € 12,10 | 21% | € 24,20 | € 4,20 |
| 1 boek "Stadswandelingen" | 9% | € 21,80 | € 1,80 |
| Totaal | € 46,00 | € 6,00 |
De btw reken je terug vanuit het bedrag inclusief btw: € 24,20 / 1,21 = € 20,00 exclusief, dus € 4,20 btw. Voor het boek: € 21,80 / 1,09 = € 20,00 exclusief, dus € 1,80 btw. Met datum, je naam en adres erbij is dit een geldige vereenvoudigde factuur. Rekenen gaat sneller met de btw-rekenhulp.
Had de klant ook nog een ingelijste print van € 60 inclusief btw gekocht, dan kwam het totaal op € 106,00. Dan moet je een volledige factuur maken. Het splitsen van één aankoop over twee bonnen om onder de grens te blijven is niet de bedoeling.
De kassabon als factuur
Winkeliers en andere ondernemers die vooral aan particulieren verkopen, hoeven meestal geen factuur uit te reiken. De Belastingdienst noemt twee uitzonderingen: je klant is ondernemer en vraagt om een factuur, of je weet (of had moeten weten) dat je klant ondernemer is. Een kassabon met daarop de datum, je naam en adres, een omschrijving en het btw-bedrag voldoet bij kleine bedragen aan de eisen van de vereenvoudigde factuur.
Gaat het om een groter bedrag, dan heeft je zakelijke klant een volledige factuur nodig om de btw af te trekken. Vraagt een klant daarom, maak dan alsnog een gewone factuur met zijn naam en adres. Verkoop je vooral aan consumenten, dan is de kassabon voor de meeste klanten genoeg; je zakelijke klanten herken je vaak al aan de vraag om een factuur op bedrijfsnaam.
Is een vereenvoudigde factuur slim voor zzp'ers?
Juridisch mag het, maar in de praktijk is het voor zakelijke klanten vaak niet handig. Een crediteurenafdeling wil een factuurnummer, je btw-id en de eigen bedrijfsnaam op de factuur zien om hem te kunnen boeken. Ontbreekt dat, dan loop je de kans dat je factuur blijft liggen. De vereenvoudigde factuur is vooral nuttig bij:
- verkoop aan de balie, in een winkel of op een markt;
- kleine losse diensten aan particulieren, zoals een reparatie van een paar tientjes;
- kleine correcties op een eerdere factuur.
Factureer je via een factuurprogramma, dan kost een volledige factuur je geen extra tijd. Voor vaste zakelijke klanten kun je dus net zo goed altijd volledig factureren. In StartInvoice controleert de software bij elke factuur automatisch of de verplichte gegevens erop staan.
Veelgemaakte fouten
- De grens toepassen op het bedrag exclusief btw. De € 100 is inclusief btw. Een factuur van € 90 plus 21% btw (€ 108,90) moet dus volledig zijn.
- Vereenvoudigd factureren bij een EU-levering. Bij intracommunautaire leveringen en grensoverschrijdende verlegging is altijd een volledige factuur nodig.
- Geen btw-bedrag of tarief. Ook op een vereenvoudigde factuur moet je klant de btw kunnen zien of uitrekenen.
- Bonnen splitsen. Eén aankoop in delen factureren om onder de grens te blijven, levert vragen op bij een controle.
- Geen kopie bewaren. Ook vereenvoudigde facturen en kassabonnen horen in je administratie. Zie hoe lang moet je facturen bewaren.
Kort samengevat
- Vereenvoudigd factureren mag tot € 100 inclusief btw, bij correcties van een eerdere factuur en in de KOR.
- Minimaal nodig: datum, je naam en adres, omschrijving en btw-bedrag (of de gegevens om dat te berekenen).
- Niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en grensoverschrijdende verlegging.
- Twijfel je of je situatie eronder valt, check het dan bij de Belastingdienst of je adviseur.